Άσχημα meeting: Όλοι όσοι είναι στον χώρο των επιχειρήσεων έχουν βιώσει. Είτε είναι ο κακός σχεδιασμός, είτε οι πολλές και μεγαλες ομιλίες, είτε η έλλειψη προετοιμασίας, κακές συναντήσεις σπαταλούν πολύτιμο χρόνο και χρήμα.
Ωστόσο, ο ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Amazon, πλουσιότερος άνθρωπος στον κόσμο Jeff Bezos, μπορεί να κάνει τις συναντήσεις αυτές πιο παραγωγικές. Με την ετήσια επιστολή του προς τους μετόχους, καθώς και με μια πρόσφατη συνέντευξη, ο Bezos έδωσε κάποια εικόνα για τη φιλοσοφία στα meetings της Amazon. Όλα καταλήγουν στο ότι ακολουθεί τρεις απλούς κανόνες.
1. “Two-pizza teams”
«Προσπαθούμε να δημιουργήσουμε ομάδες που δεν είναι μεγαλύτερες από μια ομάδα που μπορεί να φάει δύο πίτσες», δήλωσε ο Bezos. “Ονομάζουμε τον κανόνα της ομάδας “two-pizza team rule.”
Αν έχετε συναντηθεί ποτέ με πάρα πολλούς ανθρώπους, μπορείτε να καταλάβετε τη σοφία σε αυτό. Όσο μεγαλύτερη είναι η ομάδα, τόσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των απόψεων και τόσο πιο δύσκολο γίνεται να καταλήξουμε σε συμπεράσματα και να πάρουμε αποφάσεις. Και αν μερικοί από εκείνους τους πολλούς απλά θέλουν να ακούσουν τον ήχο της φωνής τους, τα meetings καταλήγουν σε αναπόφευκτο χάσιμο χρόνου. Αλλά με τον κανόνα αυτό τα meetings γίνονται πιο διαχειρίσιμα και αποτελεσματικά.
2. Οχι PowerPoint.
“Δεν χρησιμοποιούνται PowerPoint μέσα στην Amazon,” δηλώνει με υπερηφάνεια ο Bezos, εξηγώντας, στη συνεχεια, τη μέθοδο που ακολουθεί με τα υπομνήματα, τα οποία όπως λέει μπορεί να διαρκέσει έως και μια εβδομάδα ή και περισσότερο για να τα γράψει και να τα τελειοποιήσει.
“Κάποιος έχει ετοιμάσει ένα υπόμνημα έξι σελίδες που είναι αφηγηματικά δομημένο, έχει πραγματικές προτάσεις και ρήματα και ουσιαστικά – δεν είναι μόνο τα κυριότερα σημεία των προτάσεων του. Τα μεγάλα υπομνήματα είναι γραμμένα και ξαναγραμμένα, τα μοιραζόμαστε με τους συναδέλφους μας που καλούνται να τα βελτιώσουν, μπορούν να παραμείνουν στην άκρη για μερικές ημέρες και στη συνέχεια να επεξεργαστούν ξανά με πιο φρέσκο μυαλό, δεν μπορούν να γίνουν σε μια μέρα ή δύο. “
Τα υπομνήματα όπως αυτά είναι μια εξαιρετική ιδέα, διότι οι εγκέφαλοί μας επεξεργάζονται καλές ιστορίες πολύ καλύτερα από τα σκληρά δεδομένα. Τέτοια αφηγηματικά μηνύματα δίνουν στους δημιουργούς την ευκαιρία να μεταδώσουν πλήρως τις σκέψεις πίσω από τις ιδέες τους και να δώσουν στους συμμετέχοντες στη συνάντηση την ευκαιρία να κατανοήσουν καλύτερα τις πλήρεις έννοιες.
Φυσικά, αυτά δεν σημαίνουν τίποτα εάν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση δεν προετοιμάζονται, πράγμα που καθιστά τον τρίτο κανόνα τον καλύτερο από όλους.
3. Ξεκινήστε με σιωπή.
«Διαβάζουμε αυτά τα υπομνήματα, σιωπηλά, κατά τη διάρκεια της συνάντησης», λέει ο Bezos. “Είναι σαν μια αίθουσα μελέτης, όλοι κάθονται γύρω από το τραπέζι και διαβάζουμε σιωπηλά, συνήθως για περίπου μισή ώρα.”
Μπορείτε να φανταστείτε γιατί αυτό είναι τόσο ευεργετικό. Πόσες φορές έχετε φτάσει σε μια σημαντική συνάντηση όπου, παρά τις καλύτερες προθέσεις σας, απλά δεν είστε τόσο προετοιμασμένοι όσο θα θέλατε να είστε;
“Ακριβώς όπως τα παιδιά γυμνασίου, τα στελέχη θα μπορούσαν να μπλοφάρουν ότι έχουν διαβάσει το σημείωμα”, λέει ο Bezos. “Επειδή είμαστε απασχολημένοι και έτσι πρέπει να βρούμε το χρόνο για να διαβάσουμε πραγματικά το σημείωμα, γι ‘αυτό ακριβώς είναι η πρώτη μισή ώρα της συνάντησης. Τότε όλοι έχουν διαβάσει το σημείωμα, δεν προσποιούνται απλώς ότι το έχουν διαβάσει. “
Η χρήση αυτής της μεθόδου εξασφαλίζει την αμέριστη προσοχή όλων. Επιπλέον, βοηθά στην καλύτερη προετοιμασία αυτών που διεξάγουν τις συναντήσεις.
Με τις μεθόδους αυτές πάνω απ ‘όλα, δίνετε στους ανθρώπους σας ό,τι χρειάζονται για να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους: Χρόνο!Χρόνο για κατανόηση. Χρόνο για εκτεταμένο προβληματισμό. Χρόνο για εστιασμένη σκέψη. Όλα αυτά οδηγούν σε βαθύτερες ανακαλύψεις.
Έτσι, θυμηθείτε: Μικρές ομάδες. Όχι PowerPoint. Ξεκινήστε με σιωπή. Ακολουθήστε αυτούς τους τρεις απλούς κανόνες και μετατρέψτε τα meetings σας από χάσιμο χρόνου σε πηγή λαμπρών ιδεών.
Πηγή: inc.com
