Δυστυχώς ή και ευτυχώς μία επιχείρηση δεν είναι σαν ένα αυτόματο αμάξι. Τίποτα σχεδόν δεν λειτουργεί εάν δεν υπάρξει σχεδιασμός, οργάνωση, καθοδήγηση και έλεγχος. Η διαδικασία λοιπόν διαχείρισης μιας επιχείρησης αποτελείται από αυτές τις 4 συνιστώσες.
Μια διαδικασία είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων που βρίσκονται σε εξέλιξη και αλληλοσυνδέονται. Σε εξέλιξη σημαίνει πως και οι 4 διαδικασίες εξελίσσονται ταυτόχρονα μέσα σε έναν οργανισμό. Ταυτόχρονα, αλληλοσυνδέονται μεταξύ τους. Αρκεί να φανταστεί κανείς πως μία απόφαση στην οργάνωση θα ήταν άχρηστη αν δεν υπήρχε ο έλεγχος να την διορθώσει.
Είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι η διαδικασία διαχείρισης δεν είναι πάντα γραμμική. Δεν ξεκινά πάντα με το σχεδιασμό και συνεχίζει σε κάθε βήμα έως ότου επιτευχθούν οι οργανωτικοί στόχοι. Καθώς προχωρά η διαδικασία διαχείρισης, γίνονται αλλαγές και τροποποιήσεις όταν προκύπτουν απρόβλεπτα γεγονότα.
Οι διευθυντές διασφαλίζουν ότι εφαρμόζονται οι απαραίτητες αλλαγές και ότι διατηρείται η ενότητα και η ακεραιότητα ολόκληρης της διαδικασίας.
Σχεδίαση
Ο προγραμματισμός είναι η βασική λειτουργία της διοίκησης και περιλαμβάνει την απόφαση του τι πρέπει να γίνει, πώς, πού και από ποιον, για το επόμενο διάστημα.
Για παράδειγμα για να συνεχίσει την παραγωγή αυτοκινήτων, ο υπεύθυνος πρέπει να σκεφτεί αν τον συμφέρει να συνεχίσει να αγοράζει από τον ίδιο προμηθευτή, αν θέλει να αυξήσει την απόδοση των αυτοκινήτων, αν θέλει να μειώσει τα μεταβλητά έξοδα και πολλά ακόμα.
Τα στρατηγικά σχέδια είναι μακροπρόθεσμα και επηρεάζουν ολόκληρο τον οργανισμό. Ένα στρατηγικό σχέδιο γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ του τί είναι ένας οργανισμός και του τί θα γίνει.
Πρέπει οι πωλήσεις μας να αυξηθούν και ταυτόχρονα να μειώσουμε τα μεταβλητά κόστη.
Τα τακτικά σχέδια μεταφράζουν τα στρατηγικά σχέδια σε συγκεκριμένες δράσεις που πρέπει να εφαρμοστούν από τμήματα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Το τακτικό σχέδιο καθορίζει τί πρέπει να γίνει, ποιος θα το κάνει και τους πόρους που απαιτούνται για να το κάνει.
Θα απευθυνθούμε σε μεγαλύτερο target group προσλαμβάνοντας καινούργιους πωλητές και θα μειώσουμε τα κόστη των αναλώσιμων.
Οργάνωση
Μόλις ληφθούν τα σχέδια, πρέπει να ληφθούν αποφάσεις σχετικά με τον καλύτερο τρόπο εφαρμογής των σχεδίων αυτών.
Η οργάνωση περιλαμβάνει τον καθορισμό του τρόπου με τον οποίο θα οργανωθεί η επιχείρηση (ανά τμήματα, ομάδες, αρμοδιότητες εργασίας κ.λπ.). Η οργάνωση περιλαμβάνει ανάθεση εξουσίας και ευθύνης σε διάφορα τμήματα, κατανομή πόρων σε ολόκληρο τον οργανισμό και καθορισμό του τρόπου συντονισμού των δραστηριοτήτων ομάδων και ατόμων.
Η οργάνωση περιλαμβάνει τον εντοπισμό των διαφόρων δραστηριοτήτων, την ομαδοποίησή τους υπό την επίβλεψη υπευθύνου, την ανάθεση καθηκόντων στα άτομα, τη δημιουργία σχέσεων υπευθυνότητας και την κατανομή πόρων για την εκτέλεση συγκεκριμένων σχεδίων για την επίτευξη των στόχων.
Καθοδήγηση
Σχεδόν όλα όσα επιτυγχάνονται σε έναν οργανισμό γίνονται από ανθρώπους.
Ο καλύτερος σχεδιασμός και οργάνωση δεν θα είναι αποτελεσματικός εάν τα άτομα του οργανισμού δεν είναι πρόθυμα να υποστηρίξουν το σχέδιο. Οι ηγέτες χρησιμοποιούν τη γνώση, το χαρακτήρα και το χάρισμα για να δημιουργήσουν ενθουσιασμό και να εμπνεύσουν την προσπάθεια επίτευξης στόχων.
Οι διευθυντές πρέπει επίσης να οδηγήσουν τους εργαζομένους θέτοντας στόχους σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επιπλέον, καλό θα ήταν να επισημάνουν τη δέσμευσή τους για ένα κοινό όραμα, δημιουργώντας κοινές αξίες και πολιτισμό και ενθαρρύνοντας την υψηλή απόδοση.
Οι υπεύθυνοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη δύναμη της ανταμοιβής και της τιμωρίας για να κάνουν τους ανθρώπους να υποστηρίξουν σχέδια και στόχους.
Είναι πολύ δύσκολο να παρακινηθούν οι άνθρωποι όταν τα σχέδια συνεπάγονται ριζικές αλλαγές. Πολλοί άνθρωποι είναι φυσικά ανθεκτικοί στην αλλαγή. Όταν η αλλαγή σημαίνει απώλεια θέσεων εργασίας ή κατάστασης, οι άνθρωποι δυσκολεύονται να αποδεχτούν το γεγονός.
Έλεγχος
Είναι η τελευταία αλλά πολύ σημαντική βασική λειτουργία της διαχείρισης.
Περιλαμβάνει τη σύγκριση της πραγματικής απόδοσης με το πρότυπο, την εύρεση απόκλισης, εάν υπάρχει, και τη λήψη διορθωτικών ενεργειών για να διασφαλιστεί ότι οι δραστηριότητες συνεχίζονται σύμφωνα με τα σχέδια. Αναφέρεται ως λειτουργία παρακολούθησης της διαχείρισης.
Οι επιχειρήσεις είναι ζωντανοί οργανισμοί, συνεπώς είναι πολύ δύσκολο να πραγματοποιηθούν όλα τα σχέδια χωρίς δυσκολίες. Θα συμβούν απροσδόκητα γεγονότα που η επιχείρηση οφείλει να αντιμετωπίσει.
Πολλές επιχειρήσεις μετά το πέρας των χρόνων θεωρούν ορισμένες διαδικασίες παγιωμένες και δρουν βάση της συνήθειας. Κάτι τέτοιο μπορεί να προβεί μοιραίο για μια πληθώρα σχεδίων της επιχείρησης.
Ο έλεγχος μπορεί να είναι ο πιο σημαντικός από τις τέσσερις λειτουργίες διαχείρισης. Παρέχει τις πληροφορίες που διατηρούν τον εταιρικό στόχο σε καλό δρόμο. Με τον έλεγχο των οργανισμών τους, οι διευθυντές ενημερώνονται για το τι συμβαίνει, τι λειτουργεί και τι όχι, τι πρέπει να συνεχιστεί, να βελτιωθεί ή να αλλάξει.
Ορισμένοι Οικονομολόγοι υποστηρίζουν πως υπάρχει και μία 5η λειτουργία η οποία ονομάζεται Στελέχωση.
Η εύρεση του σωστού ανθρώπου και η τοποθέτηση του στη σωστή δουλειά είναι γνωστή ως στελέχωση. Είναι η σημαντική λειτουργία της διοίκησης και περιλαμβάνει πρόσληψη, επιλογή, τοποθέτηση, εκπαίδευση και ανάπτυξη των εργαζομένων. Αναφέρεται επίσης ως λειτουργία ανθρώπινου δυναμικού.
