Νιώθετε ότι κάθε μέρα δουλεύετε μέχρι αργά για να τα προλάβετε όλα; Καλώς ήρθατε στη ζωή των περισσότερων επιχειρηματιών. Η καλύτερη οργάνωση θα σας βοηθήσει να αποφύγετε λάθη και να σας κάνει να φαίνεστε πιο επαγγελματίες.
Οι περισσότεροι επιχειρηματίες δυσκολεύονται να διαχειριστούν το ημερολόγιό τους.
Παρόλα αυτά, εάν οι υπάλληλοί σας αντιλαμβάνονται ότι είστε καλά οργανωμένοι, θα έχει αντίκτυπο στον οργανισμό σας και θα κάνει τους πάντες πιο παραγωγικούς.
Παρακάτω, έχουμε μερικά απλά βήματα μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε καλύτερα τη μέρα σας, να απλοποιήσετε τη ζωή σας και να θέσετε το χάος υπό έναν μικρό έλεγχο.
1. Υπολογίστε παραπάνω χρόνο
Μην γεμίζετε το πρόγραμμά σας με απανωτές συναντήσεις και ραντεβού. Είναι αναπόφευκτο κάποιες δραστηριότητες να χρειαστούν περισσότερο χρόνο για να γίνουν, ή να πρέπει να απαντήσετε σε επείγοντα emails ή τηλεφωνήματα.
Αυτό σημαίνει ότι συχνά θα καθυστερείτε και οι υπάλληλοί σας είναι πιθανό να αρχίσουν να κάνουν το ίδιο.
Το να καθυστερείς συνεχώς δείχνει έλλειψη σεβασμού για τον χρόνο των άλλων και είναι αντιεπαγγελματικό.
Για αυτό, δημιουργήστε ελεύθερο χρόνο μεταξύ των εργασιών σας. Για παράδειγμα, προσθέστε 15 λεπτά πριν από τις συναντήσεις για ανεπίσημο χρόνο συνομιλίας ή προετοιμασίας, συν 15 λεπτά μετά, σε περίπτωση που η συζήτηση διαρκεί πολύ ή χρειαστεί να πιείτε νερό, να πάρετε μια κλήση ή να πάτε στην τουαλέτα.
2. Αξιοποιήστε στρατηγικά τον χρόνο σας
Το πρόγραμμά σας δεν πρέπει να περιλαμβάνει επαγγελματικές συναντήσεις που μπορούν να χειριστούν οι υπάλληλοί σας χωρίς εσάς. Εμπιστευτείτε τους για να χειρίζονται τέτοιες εργασίες. Αν εμπλέκεστε συνέχεια σε αποφάσεις ρουτίνας, σπαταλάτε τον χρόνο σας.
Η προσοχή σας πρέπει να είναι σε στρατηγικές ερωτήσεις, ζητήματα πελατών ή προσωπικού, ανάπτυξη προϊόντων και άλλα σημαντικά ζητήματα. Η μέρα σας πρέπει να είναι δομημένη έτσι ώστε να έχετε χρόνο να σκεφτείτε, να σχεδιάσετε και να μάθετε.
3. Καθορίστε συγκεκριμένη ώρα για κλήσεις και emails
Μην απαντάτε όλοι μέρα σε κλήσεις και emails, διότι χάνετε το focus σας σε ζητήματα που επείγουν περισσότερο. Προγραμματίστε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας για να απαντάτε, για παράδειγμα μία ώρα το πρωί και μία ώρα το απόγευμα.
4. Προγραμματίστε meetings με την ομάδα σας
Στο τέλος κάθε εβδομάδας, προγραμματίστε ένα meeting με ολόκληρη την ομάδα σας για να αναγνωρίσετε τους υπαλλήλους που έκαναν πολύτιμες συνεισφορές, να αναφέρετε τα επιτεύγματα, να συζητήσετε τις προκλήσεις που ξεπεράστηκαν, να εξηγήσετε τι μάθατε κατά τη διάρκεια της εβδομάδας και απαντήστε σε ερωτήσεις.
Επιπλέον, αφού γίνουν τα προαναφερθέντα, να κάνετε αναφορά στο τι προβλέπεται από δουλειές και ζητήματα για την επόμενη εβδομάδα.
Πηγή: BDC
