Νιώσατε ποτέ ότι τα απανωτά meetings σκοτώνουν την παραγωγικότητά σας;
Σύμφωνα με έρευνα του Atlassian, σχεδόν οι μισοί εργαζόμενοι λένε ότι είναι συγκλονισμένοι από τον αριθμό των meetings που αναμένεται να παρευρεθούν.
Ακόμη χειρότερα, το 47% των εργαζομένων κατέταξαν τις συναντήσεις ως το νούμερο ένα σπατάλη χρόνου τους.
Μια άλλη έρευνα από την Korn Ferry διαπίστωσε ότι ένα τεράστιο 67% των εργαζομένων ισχυρίζεται ότι οι υπερβολικές συναντήσεις τους εμποδίζουν να έχουν τον καλύτερο δυνατό αντίκτυπο στην εργασία τους.
Πώς να προσδιορίσετε τον σωστό ρυθμό meetings
Όταν πρόκειται για τον ιδανικό ρυθμό συναντήσεων, δεν υπάρχει λύση που να ταιριάζει σε όλους. Γιατί;
Η απάντηση είναι προφανής. «Επειδή υπάρχουν τόσοι πολλοί διαφορετικοί σκοποί και προσεγγίσεις συνάντησης», λέει ο Dr. Steven G. Rogelberg, Καθηγητής Οργανωτικής Επιστήμης, Διοίκησης και Ψυχολογίας στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας.
Ενώ δεν υπάρχει καθολική απάντηση στο “πόσο συχνά πρέπει να συναντιόμαστε;” υπάρχουν ορισμένες καθολικές στρατηγικές που μπορείτε να αξιοποιήσετε για να σας βοηθήσουν να βρείτε τον σωστό ρυθμό συναντήσεων.
Προσδιορίστε αν μια συνάντηση είναι πραγματικά απαραίτητη
Όπως αναφέρθηκε, υπάρχουν πολλά meetings που δεν καταφέρνουν τίποτα περισσότερο από το να σπαταλάτε τον χρόνο της ομάδας σας.
Επομένως, προτού καθορίσετε πόσο συχνά θα πρέπει να πραγματοποιείτε μια συγκεκριμένη συνάντηση, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε εάν πραγματικά χρειάζεστε αυτήν τη συνάντηση.
Λοιπόν, πώς το κάνετε αυτό; Ο Rogelberg προτείνει να κάνετε στον εαυτό σας μερικές βασικές ερωτήσεις. Ξεκινώντας με το να αναρωτιέστε γιατί, ακριβώς, σχεδιάζετε να συναντηθείτε.
«Έχετε πραγματικά μια επιτακτική ανάγκη να συγκεντρώσετε κόσμο;», λέει ο Rogelberg.
Εάν δεν υπάρχει πραγματικός λόγος να συγκεντρώσετε την ομάδα σας, παραλείψτε τη συνάντηση. Εάν έχετε έναν ξεκάθαρο, επιτακτικό σκοπό για τη συγκέντρωση της ομάδας σας, η επόμενη ερώτηση έχει να κάνει με το εάν αυτός ο σκοπός απαιτεί πράγματι τη συγκέντρωση των ανθρώπων σε πραγματικό χρόνο.
Έτσι, για παράδειγμα, εάν ο μοναδικός σκοπός είναι η διοίκηση να μοιράζεται ορισμένα νέα και δεν απαιτείται πραγματική αλληλεπίδραση ή συμβολή από την ομάδα, μπορείτε απλώς να μοιραστείτε κάποιες βασικές πληροφορίες με ένα email και να επιτρέψετε στην ομάδα σας να τις ελέγξει στο δικό της χρόνο.
Εάν αποφασίσετε ότι η ομάδα σας πρέπει να αλληλεπιδράσει, η τελευταία ερώτηση που πρέπει να κάνετε στον εαυτό σας είναι: «Η συγκέντρωση των ανθρώπων για μια συνάντηση είναι ο βέλτιστος τρόπος για την επίτευξη των τελικών στόχων;» λέει ο Ρόγκελμπεργκ.
Μερικές φορές, υπάρχουν πιο αποτελεσματικοί τρόποι για να πετύχετε τους στόχους σας.
Για παράδειγμα, εάν ο στόχος της συνάντησής σας είναι να λάβετε σχόλια σχετικά με μια νέα εταιρική πολιτική, η αποστολή της πολιτικής στην ομάδα σας και η ανταπόκρισή της με σχόλια στον δικό τους χρόνο είναι πιθανώς ο βέλτιστος τρόπος για την επίτευξη του στόχου σας.
Η ασύγχρονη ανατροφοδότηση δεν θέτει σε κίνδυνο τον χρόνο της ομάδας. Παράλληλα, της επιτρέπει καλύτερα να αναθεωρήσει την πολιτική και να παράσχει σχόλια για αυτήν.
Η ομάδα πρέπει να αποφασίζει για τον αριθμό των meetings
Εάν προσπαθείτε να αποφασίσετε πόσο συχνά πρέπει να πραγματοποιείτε μια συγκεκριμένη συνάντηση, τότε γιατί να μην κάνετε δημοσκόπηση στα άτομα που είναι να παρευρεθούν στα meetings;
Συνδεθείτε με την ομάδα σας για να ζητήσετε τη γνώμη της σχετικά με το ιδανικό πρόγραμμα για συναντήσεις στις οποίες συμμετέχουν, είτε μέσω ερευνών είτε μέσω απευθείας συνομιλιών.
Στη συνέχεια, αξιοποιήστε τις απαντήσεις τους για να επιλέξετε έναν ρυθμό που λειτουργεί για ολόκληρη την ομάδα.
Για παράδειγμα, εάν, μετά την έρευνα της ομάδας σας, λαμβάνετε την ανατροφοδότηση ότι τα καθημερινά meetings εμποδίζουν τα μέλη της ομάδας σας να κάνουν ουσιαστική δουλειά, εξετάστε το ενδεχόμενο να περιορίσετε τις συναντήσεις.
Από την άλλη πλευρά, αν πουν ότι θέλουν περισσότερη καθοδήγηση και υποστήριξη, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αυξήσετε τη συχνότητα των κατ’ ιδίαν συναντήσεών σας.
Όταν πρόκειται για την τήρηση του ρυθμού, «οι ηγέτες δεν χρειάζεται να λαμβάνουν αυτές τις αποφάσεις μονομερώς», λέει ο Rogelberg. «Αυτό που πρέπει να κάνουν οι ηγέτες είναι να δημιουργήσουν μια διαδικασία ώστε να μπορούν να αναδυθούν φωνές σε αυτές τις συναντήσεις».
Πραγματοποιήστε τακτικούς ελέγχους του υπάρχοντος προγράμματος συναντήσεών σας
Ο ιδανικός ρυθμός συνάντησης δεν μένει ο ίδιος για πάντα. Ενώ η συνάντηση με το τμήμα σας κάθε εβδομάδα μπορεί να είναι ιδανική όταν εργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο, αυτός ο ρυθμός μπορεί να είναι υπερβολικός μόλις αυτό ολοκληρωθεί.
Γι’ αυτό είναι σημαντικό να ελέγχετε τακτικά το υπάρχον πρόγραμμα των συναντήσεών σας.
Η διαδικασία ελέγχου είναι απλή. Κοιτάξτε τα meetings σας και αναρωτηθείτε:
- Είναι ακόμα απαραίτητη αυτή η συνάντηση;
- Έχει νόημα αυτός ο ρυθμός συναντήσεων για τους τρέχοντες στόχους, τα έργα και τη ροή εργασίας της ομάδας μου;
Ο τακτικός έλεγχος των συσκέψεών, θα βοηθήσει να προσαρμόζετε συνεχώς τον ρυθμό τους για να διασφαλίζετε ότι είναι σύμφωνος με τις τρέχουσες ανάγκες και τους στόχους της ομάδας.
Αυτό θα σας βοηθήσει να εξαλείψετε τυχόν συναντήσεις που δεν είναι πλέον απαραίτητες και καταλαμβάνουν απλώς χώρο στο Calendar σας.
«Αυτή η τακτική ανασκόπηση των μόνιμων meetings είναι πολύ χρήσιμη για να βεβαιωθούμε ότι δεν γεμίζουμε απλώς τα Calendar μας με νέες συναντήσεις. Και ότι είμαστε πρόθυμοι να σταματήσουμε τις συναντήσεις [εάν και όταν δεν είναι πλέον απαραίτητες]», λέει Ρόγκελμπεργκ.
Ο σωστός ρυθμός meetings για κάθε τύπο
Όπως αναφέρθηκε, δεν υπάρχει ρυθμός meetings που να ταιριάζει σε όλους.
Ο Rogelberg συνιστά να προγραμματίζετε κατ’ ιδίαν συναντήσεις σε εβδομαδιαία βάση ή κάθε δύο εβδομάδες.
Επειδή αυτές οι συναντήσεις είναι κρίσιμες στη διαχείριση έργου, θα πρέπει να γίνονται σε πιο συχνή βάση. «Είτε καθημερινά είτε κάθε λίγες μέρες», λέει ο Rogelberg.
Για άλλους τύπους συσκέψεων, ο καθορισμένος ρυθμός δεν λειτουργεί πάντα.
«Οι υπόλοιπες συναντήσεις, οι οποίες τείνουν να συνδέονται περισσότερο με την αντιμετώπιση συγκεκριμένων θεμάτων ή ζητημάτων…εκεί μπορεί να γίνει η οργανική λήψη αποφάσεων», λέει ο Rogelberg.
Για αυτές τις συναντήσεις, θα πρέπει να αξιολογείτε κατά περίπτωση πότε και πόσο συχνά τις χρειάζεστε.
Συναντηθείτε πιο συχνά — αλλά για μικρότερης διάρκειας meetings
«Συχνά μερικά πιο σύντομα meetings μπορούν πραγματικά να σημειώσουν μεγαλύτερη πρόοδο και να αποφέρουν αποφάσεις καλύτερης ποιότητας από μια μόνο μεγαλύτερη συνάντηση», λέει ο Rogelberg.
Οι συναντήσεις πιο συχνά, αλλά για μικρότερα χρονικά πλαίσια, μπορεί να βοηθήσουν τους συμμετέχοντες να αφοσιωθούν περισσότερο στην ουσία.
Όταν οι συμμετέχοντες είναι πιο αφοσιωμένοι, οι συναντήσεις είναι πιο παραγωγικές.
Έτσι, οι πιθανότητες είναι ότι θα κάνετε πολύ περισσότερα όταν συναντιέστε για 20 λεπτά τρεις φορές την εβδομάδα παρά για μια ώρα μια φορά την εβδομάδα.
Και αν προκύψει κάτι κατά τη διάρκεια μιας από τις πιο σύντομες συναντήσεις σας που απαιτεί περισσότερη προσοχή; Μπορείτε πάντα να προγραμματίσετε μια επόμενη συνάντηση για περαιτέρω συζήτηση.
Συγκεντρώστε τα meetings σας
Το πόσο συχνά προγραμματίζετε συσκέψεις είναι σημαντικό. Αλλά εξίσου σημαντικό είναι και το πότε προγραμματίζετε αυτές τις συναντήσεις.
Αν τα μέλη της ομάδας έχουν meeting κάθε δεύτερη ώρα όλη την ημέρα, θα είναι δύσκολο να κάνουν ουσιαστική δουλειά.
Γι’ αυτό θα πρέπει «να προσπαθήσετε να προγραμματίσετε τα meetings πιο συγκεντρωμένα μεταξύ τους», λέει ο Rogelberg.
Αναζητήστε τρόπους για να ομαδοποιήσετε τις συναντήσεις μαζί, αφήνοντας χρόνο για τους εργαζόμενους να κάνουν πιο εστιασμένη δουλειά.
Για παράδειγμα, μπορείτε να θεσπίσετε έναν κανόνα «πρωινού καφέ», όπου όλες οι συναντήσεις της εταιρείας προγραμματίζονται τα πρωινά. Έτσι αφήνετε τα απογεύματα ελεύθερα για να ολοκληρώσετε πραγματικά τη δουλειά.
Βρείτε τον ρυθμό συναντήσεων που είναι κατάλληλος για την ομάδα σας. Η εύρεση του σωστού ρυθμού συνάντησης μπορεί να είναι δύσκολη.
Αλλά με αυτές τις στρατηγικές, είστε οπλισμένοι με τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να βρείτε τον σωστό ρυθμό συναντήσεων.
Πηγή: Trello
