Το λειτουργικό κόστος μιας επιχείρησης είναι τα τρέχοντα έξοδα που προκύπτουν από την κανονική καθημερινή λειτουργία της.
Για κάθε επιχείρηση είναι ένα επιπλέον κόστος, πόσο μάλλον όμως για μια μικρή επιχείρηση για την οποία είναι πιο δύσκολο να διαχειριστεί πολλά κόστη μαζί.
Η αύξηση των ταμειακών ροών χωρίς υπερφόρτωση των εργαζομένων ή θυσία της ποιότητας προϊόντων ή υπηρεσιών είναι μια πρόκληση, ειδικά εάν τα οικονομικά μιας επιχείρησης είναι στενά και οι πόροι περιορισμένοι. Ο εξορθολογισμός των εξόδων είναι πιο απλός και επηρεάζει άμεσα το περιθώριο κέρδους.
Η μείωση του επιχειρηματικού κόστους μπορεί να ενισχύσει την κερδοφορία. Η εφαρμογή συστηματικών μεθόδων ελέγχου κόστους μπορεί να αποφέρει άμεση εξοικονόμηση πόρων, διασφαλίζοντας παράλληλα ανταγωνιστικά περιθώρια κέρδους.
Πριν όμως δούμε τους τρόπους μείωσης του λειτουργικού κόστους, ας ξεκινήσουμε με τον ορισμό του.
Τι είναι το λειτουργικό κόστος;
Λειτουργικό κόστος είναι τα καθημερινά έξοδα που πληρώνει για τη λειτουργία της επιχείρησής του, ένας επιχειρηματίας, όπως:
- Κόστος πωληθέντων αγαθών (COGS)– το ποσό που απαιτείται για την αγορά ή την κατασκευή, τη συσκευασία και την πώληση ενός προϊόντος (οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών συνήθως δεν έχουν καθόλου ή έχουν πολύ χαμηλό COGS)
- Ενοίκια, πληρωμές μισθώσεων εξοπλισμού και υπηρεσιών κοινής ωφέλειας
- Υπηρεσία τηλεφώνου και internet
- Ασφάλιση
- Έξοδα marketing, όπως διαφημίσεις, αμοιβές εμπορικών εκθέσεων και γραφιστική
- Έξοδα πωλήσεων, συμπεριλαμβανομένων των ταξιδιών
- Μισθοδοσία και άλλα έξοδα ανθρώπινου δυναμικού
- Έξοδα γραφείου
- Επεξεργασία πιστωτικών καρτών και άλλες τραπεζικές προμήθειες
Στις οικονομικές καταστάσεις, το κόστος των πωληθέντων αφαιρείται από τα συνολικά αγαθά για να ληφθεί μικροκέρδος. Στη συνέχεια, τα άλλα λειτουργικά κόστη αφαιρούνται από το μικτό κέρδος για να ληφθεί το καθαρό κέρδος. Αυτό είναι το ποσό που απομένει για να διανεμηθεί στους ιδιοκτήτες της επιχείρησης ή να επαναεπενδυθεί.
Πάμε λοιπόν να δούμε πως μπορείτε με 5 τρόπους να μειώσετε το λειτουργικό κόστος μιας μικρής επιχείρησης.
Για να μειωθούν λοιπόν τα λειτουργικά κόστη υπάρχουν αρκέτοι τρόποι όπως οι παρακάτω:
- Επενδύσεις τεχνολογίας
- Εξωτερική ανάθεση δευτερευουσών επιχειρηματικών λειτουργιών
- Πρόσληψη κατάλληλων ατόμων
- Διαπραγμάτευση με πωλητές
- Παρακολούθηση και προσαρμογή επιχειρηματικών λειτουργιών
- Εξέταση κάθε στοιχείου σε μεγαλύτερο βάθος και υπόδειξη τρόπων μείωσης του κόστους και ενίσχυσης της κερδοφορίας
1. Αξιοποίηση της τεχνολογίας
Η τεχνολογία πλέον δίνει πολλές ευκαιρίες σε όλους και πόσο μάλλον στις επιχειρήσεις, με σκοπό να διευκολύνει την λειτουργία τους και να τις κάνει πιο αποτελεσματικές.
Για αυτό λοιπόν αν έχετε και εσείς μια μικρή επιχείρηση, εξετάστε τις τρέχουσες διοικητικές διαδικασίες και εντοπίστε τομείς όπου η αυτοματοποίηση και η τεχνολογία θα μπορούσαν να απαλλάξουν τους υπαλλήλους από χειρωνακτικές εργασίες.
Η επιχειρηματική τεχνολογία αλλάζει με ταχείς ρυθμούς και η εφαρμογή του πιο πρόσφατου λογισμικού και λύσεων μπορεί να μειώσει σημαντικά το λειτουργικό κόστος.
Πολλές διαδικτυακές λύσεις μπορούν να αυτοματοποιήσουν διάφορες λειτουργίες μικρών επιχειρήσεων με ένα κλάσμα του κόστους της απασχόλησης του ανθρώπινου δυναμικού.
Με την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών, μπορείτε να εξοικονομήσετε ώρες χειροκίνητης προσπάθειας καθημερινά, απελευθερώνοντας τους υπαλλήλους να αφιερώσουν το χρόνο τους στην παραγωγικότητα της επιχείρησης.
Επιπλέον, δεδομένου ότι οι μηχανές δεν είναι επιρρεπείς σε λάθη, η τεχνολογία μπορεί να μειώσει σε ικανοποιητικό βαθμό τα ανθρώπινα λάθη.
Πως λοιπόν μπορεί να γίνει αυτό;
Μειώστε το βάρος της μισθοδοσίας σας. Αντί να προσλάβετε έναν λογιστή και να στελεχώσετε ένα τμήμα τιμολόγησης, ενσωματώστε λογισμικό τιμολόγησης και λογιστικής για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα.
Οι λογιστικές λύσεις μπορούν να μειώσουν σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση των καθημερινών εργασιών, απελευθερώνοντας τα μέλη της ομάδας να επιδιώξουν άλλες κρίσιμες επιχειρηματικές επιδιώξεις.
Μειώστε το κόστος marketing. Πειραματιστείτε με μεθόδους και πλατφόρμες marketing χαμηλού κόστους. Για παράδειγμα, εξερευνήστε τα εργαλεία marketing του Facebook, χρησιμοποιήστε το Instagram για επιχειρήσεις και δοκιμάστε τις διαφημίσεις Pinterest για να προσεγγίσετε απευθείας την αγορά-στόχο σας. Το Google Ads είναι ένας άλλος τρόπος για να θέσετε την επιχείρησή σας μπροστά σε άτομα που αναζητούν ενεργά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας.
Πληρώστε λιγότερα για χώρους γραφείου. Ένα μάθημα από την πανδημία COVID-19 είναι ότι ο χώρος γραφείου δεν είναι πάντα απαραίτητος. Στην πραγματικότητα, η Έρευνα Επιχειρηματικής Αβεβαιότητας από την Federal Reserve Bank of Atlanta διαπίστωσε ότι το μερίδιο των ημερών εργασίας από το σπίτι αναμένεται σχεδόν να τριπλασιαστεί από τα επίπεδα πριν από την πανδημία, από 5,5% σε 16,6% στη μεταπανδημική εποχή.
Με ένα διευρυμένο απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό, εξετάστε το ενδεχόμενο μείωσης ή εξάλειψης του χώρου γραφείων. Τεχνολογίες όπως το Google Drive ή το Basecamp συγκεντρώνουν έγγραφα και αποθήκευση αρχείων, ενώ το Skype, το Slack, το Trello και το Zoom επιτρέπουν εικονικές συσκέψεις και συνεργασία.
Εξοικονομήστε από έξοδα μετακινήσεων. Τα έξοδα μετακίνησης και τα επιδόματα ταξιδιού αποτελούν σημαντικό ποσοστό των συνολικών λειτουργικών εξόδων μιας επιχείρησης. Εξοικονομήστε χρήματα και χρόνο οργανώνοντας συναντήσεις και παρουσιάσεις στο διαδίκτυο. Το Webex της Cisco μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό βοηθητικό πρόγραμμα για τη διεξαγωγή συναντήσεων, διαδικτυακών σεμιναρίων και παρουσιάσεων στο διαδίκτυο.
2. Εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών λειτουργιών (Outsourcing)
Η εύρεση ενός συνεργάτη εξωτερικής ανάθεσης για δευτερεύουσες επιχειρηματικές λειτουργίες είναι ένας άλλος έξυπνος τρόπος μείωσης του λειτουργικού κόστους.
Το Outsourcing βοηθά τον οργανισμό σας να λειτουργεί καλύτερα ενώ παράλληλα μειώνει το κόστος μισθοδοσίας. Αντί να δίνεται μεγαλύτερη έμφαση σε πράγματα που δεν είστε τόσο εξειδικευμένοι, θα μπορείτε να αφιερώσετε το χρόνο σας σε δραστηριότητες που παράγουν έσοδα και είστε καλοί σε αυτά.
Ακολουθούν ορισμένες υπηρεσίες που μπορεί να προσφέρονται για επιτυχημένη εξωτερική ανάθεση.
Δραστηριότητες τεχνικής υποστήριξης: Εάν έχετε μόνο λίγα συστήματα υπολογιστών για διαχείριση, δεν χρειάζεστε απαραίτητα μια εσωτερική ομάδα ειδικών υλικού. Οι υπολογιστές δεν χαλάνε κάθε δεύτερη μέρα, αλλά όταν συμβαίνει, ένα κέντρο εξυπηρέτησης στην περιοχή σας μπορεί να σας βοηθήσει. Εκτός από την επιδιόρθωση των υπολογιστών σας, ένας εξωτερικός πάροχος IT μπορεί να προσφέρει πολλές πολύτιμες υπηρεσίες, όπως εγκατάσταση λογισμικού, αντιμετώπιση προβλημάτων για θέματα απόδοσης και τακτική συντήρηση του συστήματος.
Φορολογικές υπηρεσίες: Η προετοιμασία της ετήσιας φορολογικής σας δήλωσης είναι ένας τομέας όπου δεν χρειάζεστε αφοσιωμένους υπαλλήλους καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Τα σύγχρονα λογιστικά προγράμματα μπορούν να κάνουν ένα μεγάλο μέρος της διαδικασίας προετοιμασίας για την υποβολή φορολογικών δηλώσεων και, στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε αρχεία και αναφορές σε έναν εξωτερικό επαγγελματία της φορολογίας.
Υποστήριξη πελατών: Κάθε επιχείρηση συναλλάσσεται με πελάτες και η υποστήριξη πελατών είναι ένας τομέας που κανείς δεν έχει την πολυτέλεια να αγνοήσει. Αλλά η διατήρηση μιας ομάδας υποστήριξης πελατών μπορεί να είναι δαπανηρή, ειδικά όταν λαμβάνετε υπόψη τις δαπάνες πρόσληψης και εκπαίδευσης. Πολλές μικρές επιχειρήσεις προτιμούν να αναθέτουν δραστηριότητες εξυπηρέτησης πελατών σε εξωτερικό προμηθευτή αντί να τις χειρίζονται εσωτερικά.
Marketing: Μπορεί να θέλετε να προσλάβετε μια εξωτερική εταιρεία marketing για να χειριστεί τη διαφήμισή σας στο κοινό, το social media marketing και να αναλάβει καμπάνιες διαφήμισης.
Η πρόσληψη μιας μόνιμης ομάδας ή στελέχους marketing μπορεί να είναι δαπανηρή και με τόσα πολλά κανάλια marketing, η επιλογή στο τι θα εστιάσετε μπορεί να προκαλέσει σύγχυση.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να πάρετε συνεντεύξεις από marketing agencies, ώστε να αξιοποιήσετε την εμπειρία και την τεχνογνωσία τους για να βοηθήσετε στην ανάπτυξη της εταιρείας σας.
Αν λοιπόν ενδιαφέρεσαι να αναλάβουν ειδικοί στο marketing την διαφήμιση της επιχείρησής σου στο internet, τότε επικοινώνησε μαζί μας εδώ και δες τις υπηρεσίες μας ως Blue Rocket Content Marketing Agency.
3. Λειτουργικό κόστος: Κάντε πιο έξυπνες αποφάσεις πρόσληψης
Η πρόσληψη των σωστών ανθρώπων είναι πολύ σημαντικό ζήτημα, καθώς είναι σημαντικό να είμαστε σίγουροι για τις γνώσεις τους και πάνω από όλα για το χαρακτήρα τους και την συμπεριφορά τους.
Υπάλληλοι με άσχημο χαρακτήρα και χωρίς ενδιαφέρον για αυτό που κάνουν, μπορεί να δημιουργήσουν άσχημη εικόνα για την επιχείρηση και να μην εκτελούν σωστά τα καθήκοντά τους.
Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να κοστίσει για την επιχείρηση έσοδα και να μετατραπούν σε κόστη και έξοδα.
Ένας άλλος λόγος για να προσέχουμε τα άτομα τα οποία προσλαμβάνουμε είναι ο λόγος πρόσληψής τους.
Πρέπει δηλαδή να δούμε αν η εργασία για την οποία θα προσληφθεί ένα άτομο αξίζει να είναι πλήρης ή μερικής απασχόλησης.
Αυτή η πρακτική έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο οι startups ανταγωνίζονται με καθιερωμένους οργανισμούς στη σημερινή αγορά.
4. Διαπραγμάτευση με πωλητές
Έχετε σκεφτεί αν αυτά που πληρώνετε για υπηρεσίες και προϊόντα αξίζουν και είναι στις καλύτερες δυνατές αγορές;
Εξετάστε τα λειτουργικά σας έξοδα και δείτε πού μπορείτε να διαπραγματευτείτε καλύτερες τιμές.
Για να το κάνετε αυτό, εξετάστε τους ακόλουθους παράγοντες.
Ζητήστε εκπτώσεις για μεγάλες παραγγελίες
Εάν αγοράζετε προϊόντα ή πρώτες ύλες χύμα, ενδέχεται να μπορείτε να λάβετε έκπτωση λόγω ποσότητας. Σε μεγάλες παραγγελίες, μπορείτε να ζητήσετε μια καλύτερη τιμή από τους πωλητές.
Εκπτώσεις σταθερού πελάτη
Αξιοποιήστε το γεγονός ότι η επιχείρησή σας είναι πελάτης B2B του πωλητή για μεγάλο χρονικό διάστημα, έχει εξαιρετικό ιστορικό πληρωμών ή κάνει συχνές παραγγελίες υψηλού κόστους. Ο πωλητής δεν θα θέλει να σας χάσει ως πελάτη και μπορεί να είναι ευέλικτος ως προς την τιμή.
Τιμές ανταγωνιστών
Δείτε τι χρεώνουν οι ανταγωνιστές πωλητές για την ίδια υπηρεσία ή υλικά και χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να διαπραγματευτείτε. Εάν ο προμηθευτής δεν υποχωρεί στην τιμή, μπορείτε πάντα να αλλάξετε προμηθευτή.
Κριτικές ή μαρτυρίες
Αν είστε ικανοποιημένος από τον πωλητή, τότε αφήστε του μια καλή κριτική για σκοπούς marketing. Ο πωλητής μπορεί να δείξει την εκτίμησή του με χαμηλότερες τιμές.
5. Συνεχής ανάλυση και προσαρμογή
Η λειτουργία μιας επιτυχημένης επιχείρησης είναι μια συνεχής διαδικασία που απαιτεί συνεχή παρακολούθηση, ανάλυση και προσαρμογή.
Εξετάστε διάφορους παράγοντες κόστους για να βεβαιωθείτε ότι δεν πληρώνετε περισσότερα από όσα είναι απολύτως απαραίτητα.
Κάντε συνέχεια έλεγχο για το αν υπηρεσίες για τις οποίες είχατε πληρώσει καιρό πριν, είναι το ίδιο αποτελεσματικές και χρησιμές. Σε αντίθετη περίπτωση προγραμματίστε να σταματήσουν να δουλέυουν για σας, καθώς μετά δεν είναι επένδυση αλλά κόστος.
Με αυτό τον τρόπο προσαρμόζεται όσα έχετε ανάγκη και όσα θα σας προσφέρουν περισσότερα.
Αυτοί λοιπόν ήταν οι 5 τρόποι μείωσης λειτουργικού κόστους μιας μικρής επιχείρησης, και ελπίζουμε να σας βοήθησαν να καταλάβετε όλα όσα μπορεί να κάνει ο κάθε επιχειρηματίας για να βοηθήσει την επιχείρησή του.
Βέβαια, να θυμάστε ότι δεν υπάρχει μια ενιαία προσέγγιση για τη μείωση του κόστους και τη βελτίωση της κερδοφορίας.
Κάτι που λειτουργεί για μια επιχείρηση μπορεί να μην λειτουργεί για άλλη.
Ωστόσο, μια επιχείρηση με εξορθολογισμένα λειτουργικά έξοδα είναι σε καλύτερη κατάσταση και έχει βελτιωμένα περιθώρια κέρδους, γι’ αυτό βεβαιωθείτε ότι διαχειρίζεστε καλά το λειτουργικό κόστος σας.
Πηγή: Business
