Ο απόλυτος οδηγός για πιο παραγωγικά meetings!

Για μερικούς ανθρώπους είναι μια καθημερινή συνήθεια… σαν να πίνουν τον καφέ τους. Το γεγονός δηλαδή πως θα κοιτάξουν το πρόγραμμα τους και θα το δουν να βρίθει από meetings.

Η αλήθεια είναι πως δύσκολα βρίσκεις κάποιον που να του αρέσει μια ημέρα γεμάτη meetings, μερικώς επειδή τα μισούμε αυθόρμητα (σύμφωνα με τον ψυχολόγο Joseph Allen) και μερικώς επειδή πολλά… απλά δεν είναι καλά.

Με βάση τον Allen. με τα meetings έχουμε μια σχέση αγάπης και μίσους. Τα αγαπάμε για αυτά που μπορούν να κάνουν, αλλά τα μισούμε που δε κάνουν καλά αυτά που θέλουμε.

Ορίστε λοιπόν τί προτείνει να κάνετε πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από ένα meeting για να αυξήσετε την παραγωγικότητά του:

Πριν το meeting

Σιγουρευτείτε ότι έχετε έναν ξεκάθαρο στόχο που μπορεί να επιτευχθεί με τη συμβολή πολλών ατόμων (τα πιο παραγωγικά meetings έχουν 5-8 άτομα). Ο ορισμός ενός “υπεύθυνου” είναι επίσης σημαντικός, για να κατευθύνει τη συζήτηση και να ορίζει την agenda την οποία πρέπει να γνωρίζουν όλα τα άτομα από πριν για να προετοιμαστούν κατάλληλα.

Επίσης καλό είναι να αποφεύγετε τα “χαριτωμένα” ονόματα που τους δίνουν μερικοί για να τα κάνουν πιο άνετα… είναι ακόμα meeting.

 

Κατά τη διάρκεια

Το πιο σημαντικό: να ξεκινήσετε στην ώρα σας.

Και μόλις ξεκινήσετε καλό είναι να βάλετε στην άκρη τα είδη τεχνολογίας για να μην αποσπούν τη προσοχή σας (εκτός απο μερικά που χρειάζονται, όπως κάποιο laptop).

Σε ένα καλό meeting πρέπει να υπάρχει ένα κλίμα άνεσης και ασφάλειας. ‘Οτι το κάθε μέλος θα μπορεί να εκφράσει την άποψή του άφοβα και πως αυτή θα συνυπολογιστεί σοβαρά. Αλλά φυσικά πρέπει να υπάρχουν κάποια όρια, γιατί γρήγορα μπορεί να εξελιχθεί σε γκρουπ παραπόνων. Γιαυτό πριν προτείνει κάποιος κάτι, θα πρέπει να είναι σίγουρος οτι θα προσθέσει αξία.

Και τέλος, να ξέρετε πότε να λήξετε το meeting. Είναι πιο δύσκολο απ’ότι ακούγεται, γιατί υπάρχει κάποιο σημείο που η συζήτηση φτάνει στο ζενιθ της και πέρα από εκεί δεν παράγεται πια αξία.

 

Μετά

Σε κάθε μέλος πρέπει να οριστούν ευθύνες. Μπορείτε ακόμα και να έχετε ένα κοινό πλάνο με τους στόχους (Trello, Asana, Basecamp), ειδικά αν η ομάδα δουλεύει remotely.

Ακόμα, δεν είναι παραγωγικό να γίνονται δεύτερα meetings ως συνέχεια των πρώτων. Πρέπει στο πρώτο να ξεκαθαρίζονται οι στόχοι που τέθονται και να προχωράνε όλοι μπροστά.

 

Το παρόν άρθρο δημοσιεύτηκε στο Medium από την Muriel Vega

 

 

 

Σχολιάστε:

Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει τα ανεπιθύμητα σχόλια. Μάθετε πώς υφίστανται επεξεργασία τα δεδομένα των σχολίων σας.

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial