Μια ανάλυση κινδύνου για ένα έργο, παρακολουθεί την απόδοση των έργων από την αρχή έως την ολοκλήρωση. Αυτό συμβαίνει για να εξαλείψουμε ή να ελαχιστοποιήσουμε τη ζημία ή την αποτυχίας της επιχείρησης. Οι αιτίες των κινδύνων ποικίλλουν ανάλογα με το είδος, την πολυπλοκότητα και τη διάρκεια του έργου.
Μια ανάλυση κινδύνου έργου στοχεύει στον εντοπισμό πιθανών απειλών, την αξιολόγηση των συνεπειών και τον σχεδιασμό μέτρων μετριασμού. Σε αυτό το άρθρο, σας δίνουμε πληροφορίες σχετικά με το γιατί οι οργανισμοί πρέπει να αναλύουν και να επιλύουν τους κινδύνους του έργου. Παραδείγματα ορισμένων κοινών κινδύνων που συναντώνται στη διαχείριση έργων:
Γιατί είναι σημαντικό να αναλύουμε τους κινδύνους του έργου;
Η ανάλυση κινδύνου έργου είναι σημαντική, επειδή βοηθά τους διαχειριστές έργου, να εντοπίσουν τις αδυναμίες, τα δυνατά σημεία και τις πιθανές ευκαιρίες κατά τη διάρκεια ή μετά την ολοκλήρωση ενός έργου. Για να αναλύσει κανείς αποτελεσματικά τους κινδύνους, χρειάζεται να μάθει και να εξοικειωθεί με τα πιθανά προβλήματα ή τις απειλές «υψηλού κινδύνου». Πράγματα που μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά την ομαλή λειτουργία ενός προγραμματισμένου έργου.
Είναι ζωτικής σημασίας να απαριθμήσετε όλα τα απροσδόκητα γεγονότα που ενδέχεται να διαταράξουν τις διαδικασίες, τους πόρους και την τεχνολογία, σε ένα συνεχιζόμενο έργο για τον περιορισμό ή την ελαχιστοποίηση των απωλειών. Για την αποτελεσματική διαχείριση των απωλειών, μια ολοκληρωμένη στρατηγική μετριασμού περιλαμβάνει ένα λεπτομερές σχέδιο ετοιμότητας.
Η ιδέα είναι να καθιερωθεί μια προληπτική και όχι μια αντιδραστική προσέγγιση διαχείρισης έργου. Στόχος του είναι να διαβεβαιώσει τα ενδιαφερόμενα μέρη ότι οι στόχοι του έργου θα επιτευχθούν παρά τις προκλήσεις.
Με την ανάλυση των κινδύνων, η διοίκηση παρέχει μια πλατφόρμα για να σφραγίσει τα κενά και να εκμεταλλευτεί τις ευκαιρίες που συνοδεύουν αυτούς τους κινδύνους. Τα καθήκοντα που εμπλέκονται στην ανάλυση κινδύνου απαιτούν μια τρομερή δύναμη ενός καταρτισμένου διαχειριστή έργου και ειδικευμένου τεχνικού προσωπικού για τη διαχείριση των κινδύνων στο πλαίσιο της ικανότητας της ειδικής τους εμπειρίας.
10 συνήθεις τύποι κινδύνων έργου
Μερικοί από τους πιο συνηθισμένους κινδύνους του έργου περιλαμβάνουν:
1. Κίνδυνος τεχνολογίας
Η τεχνολογική πτυχή της εκτέλεσης ενός έργου είναι σύνθετη, επειδή υπάρχει μεγάλος κύκλος εργασιών νέων και προηγμένων τεχνολογιών. Η τεχνική πτυχή ενός έργου αποτελεί κρίσιμη απειλή για την ασφάλεια δεδομένων, τις υπηρεσίες οργάνωσης, τη συμμόρφωση και την ασφάλεια των πληροφοριών.
Οι κίνδυνοι που συνδέονται με την τεχνολογία είναι πιο απαιτητικοί, επειδή η εφαρμογή νέων προγραμμάτων πληροφορικής απαιτεί συχνά εκπαίδευση φρέσκου προσωπικού και απόκτηση λογισμικού. Υπάρχουν επίσης άλλοι κίνδυνοι που σχετίζονται με την τεχνολογία, όπως διακοπές λειτουργίας υπηρεσιών που μπορεί να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις και αποτυχία του έργου.
2. Κίνδυνος επικοινωνίας
Η αποτελεσματική και έγκαιρη επικοινωνία είναι μια σημαντική εργασιακή ηθική, που πρέπει να τηρείτε αυστηρά όταν είστε επικεφαλής ενός έργου. Η οργάνωση συναντήσεων με ενδιαφερόμενα μέρη, όπως χορηγούς έργων, σάς βοηθά να παρακολουθείτε τυχόν αλλαγές, να αναθέσετε εκ νέου εργασίες και να δημιουργήσετε ένα συνεκτικό περιβάλλον ομάδας.
Με όλα τα κανάλια επικοινωνίας και τα gadget που έχουμε στη διάθεσή μας, μερικές φορές τα μέλη της ομάδας παραμελούν τα κρίσιμα στοιχεία της αποτελεσματικής επικοινωνίας, οδηγώντας σε απώλεια δεδομένων ή παραπληροφόρηση και σε ενδεχόμενη διακοπή του έργου.
3. Κίνδυνος ερπυσμού πεδίου
Η ανεξέλεγκτη και μη εξουσιοδοτημένη αλλαγή στο αρχικό προβλεπόμενο εύρος του έργου μπορεί να οδηγήσει σε επιπλέον κόστος πρόσθετων λειτουργιών και προϊόντων. Σχεδόν όλα τα έργα αντιμετωπίζουν αυτόν τον κίνδυνο και μερικές φορές θέτει μια μη αναστρέψιμη πρόκληση, επειδή ορισμένες από τις πρόσθετες λειτουργίες είναι σημαντικές για το έργο και επιθυμητές για την επιτυχία του έργου.
4. Κίνδυνος κόστους
Μια έλλειψη ή κακή διαχείριση των κεφαλαίων του έργου που προκύπτει από διογκωμένο προϋπολογισμό ή άλλους περιορισμούς αποτελεί απειλή για την ολοκλήρωση του έργου. Όταν το κόστος του έργου είναι υψηλότερο από τα προϋπολογισμένα κεφάλαια, ο κίνδυνος μπορεί να μετατοπιστεί σε άλλες λειτουργίες και τμήματα εργατικού δυναμικού. Η μείωση των κεφαλαίων μπορεί επίσης να συμβάλει στην εμφάνιση κινδύνου εμβέλειας.
5. Λειτουργικός κίνδυνος
Ένα έργο μπορεί να σταματήσει ή να τερματιστεί εάν υπάρχει κακή υλοποίηση κρίσιμων λειτουργιών και βασικών διαδικασιών, όπως η παραγωγή ή η προμήθεια. Οι κίνδυνοι θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε άμεση ή έμμεση απώλεια λόγω ανεπάρκειας ή αποτυχίας ποιοτικών, ποσοτικών ή στρατηγικών. Ανάλογα με το είδος του έργου, οι λειτουργικοί κίνδυνοι είναι:
- Κίνδυνος συστήματος πληροφορικής
- Άμεσος κίνδυνος υλοποίησης ανθρώπου και διαδικασίας
- Έμμεσος κίνδυνος υλοποίησης ανθρώπου και διαδικασίας
- Κίνδυνος χρηματοοικονομικής ικανότητας
6. Κίνδυνος υγείας και ασφάλειας
Η υγεία και η ασφάλεια, είναι ένας τύπος κινδύνου που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τους κανόνες συμμόρφωσης μιας εταιρείας. Ένας οργανισμός θα πρέπει να παρακολουθεί και να αξιολογεί τακτικά τα πρότυπα υγείας και ασφάλειας του, για να εντοπίζει πιθανούς κινδύνους που μπορούν να οδηγήσουν την εταιρεία σε απώλειες ή πρόστιμα.
Ο κίνδυνος μπορεί επίσης να οδηγήσει σε επιπλοκές στην υγεία του προσωπικού ή των πελατών όπου μπορεί να διακυβεύεται η φήμη μιας εταιρείας. Η διοίκηση είναι υπεύθυνη για την καθιέρωση συνεχούς παρακολούθησης κινδύνων για την υγεία και την ασφάλεια στις εγκαταστάσεις της εταιρείας και στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της.
7. Κίνδυνος πόρων δεξιοτήτων
Η μόχλευση του εσωτερικού προσωπικού είναι ένας δυνητικά υψηλός κίνδυνος έργου. Mερικές φορές οι δραστηριότητες του έργου κλιμακώνονται σε διαφορετικά κύματα σε διάφορες τοποθεσίες, απαιτώντας τη συμμετοχή του εσωτερικού προσωπικού. Η επικάλυψη των κυμάτων γίνεται μια πιθανή πηγή δυσφορίας. Η ανικανότητα του προσωπικού σε διάφορα τμήματα έργων, είναι ένας άλλος κίνδυνος που μπορεί να συμβάλει στο πρόσθετο κόστος της επανεκπαίδευσης ή των μεταθέσεων προσωπικού.
8. Κίνδυνος απόδοσης
Όταν ένα έργο είναι απίθανο να επιτύχει τα αποτελέσματα όπως επιδιώκεται, υπάρχει αντιληπτός κίνδυνος απόδοσης. Ο κίνδυνος έχει εγγενή επίδραση στη συνολική απόδοση της επιχείρησης. Ένα τέτοιο πρόβλημα μπορεί να οδηγήσει στην πρόσθετη ανάγκη για χρηματοδότηση, μια πιθανή ποινή για μη απόδοση και μπορεί επίσης να επηρεάσει την απόδοση των ανταγωνιστών.
9. Κίνδυνος αγοράς
Όταν ένα έργο αποτυγχάνει να επιτύχει τα δηλωμένα αποτελέσματα, είναι πιθανό να προκύψει κίνδυνος αγοράς. Οι ανταγωνιστές μπορεί να εκμεταλλευτούν το πλεονέκτημα για να ακρωτηριάσουν την επιχείρηση και να την εξαλείψουν από την αγορά. Ένας άλλος κίνδυνος αγοράς θα μπορούσε να προκύψει σε εμπορεύματα και ξένες αγορές, κάτι που μπορεί να μην ευνοήσει τις αρχικές εκτιμήσεις του έργου. Η ρευστότητα, η πίστωση και οι διακυμάνσεις των επιτοκίων αποτελούν επίσης πιθανούς παράγοντες που αποσπούν την προσοχή μας.
10. Κίνδυνος εξωτερικών κινδύνων
Ένα πιθανό ανεπιθύμητο συμβάν πέρα από τον έλεγχο της διαχείρισης του έργου είναι ένας πιθανός κίνδυνος. Τέτοιοι κίνδυνοι εκδηλώνονται με διάφορους τύπους και μορφές, όπως η τρομοκρατία, οι καταιγίδες, οι πλημμύρες, οι βανδαλισμοί, οι σεισμοί και οι εμφύλιες αναταραχές. Ένα έργο μπορεί να σταματήσει ή να σταματήσει όταν συμβαίνουν τέτοια γεγονότα. Χρησιμοποιώντας κατάλληλα μέτρα παρακολούθησης, οι οργανισμοί μπορούν να αποτρέψουν μεγάλες ζημιές ή απώλειες που προκύπτουν από έναν απρόβλεπτο εξωτερικό κίνδυνο.
Πηγή: indeed
