Ανεξάρτητα από το υπόβαθρό σας, το αποτελεσματικό task management είναι μια πολύτιμη επαγγελματική δεξιότητα. Η ανάπτυξη των κατάλληλων δεξιοτήτων την καλύτερη διαχείριση εργασιών μπορεί να είναι σημαντική για την καριέρα σας, καθώς δείχνει σε έναν εργοδότη ότι εργάζεστε αποτελεσματικά.
Σε αυτό το άρθρο, συζητάμε ποιες είναι δεξιότητες task management και πως εφαρμόζονται πρακτικά σε ένα εργασιακό περιβάλλον.
Οι δεξιότητες task management σας βοηθούν να εργάζεστε αποτελεσματικά και να εκμεταλλεύεστε πλήρως τον χρόνο σας. Είναι χρήσιμα soft skills για ένα ευρύ φάσμα επαγγελμάτων και επαγγελματικών καταστάσεων. Η διαχείριση χρόνου είναι συνήθως σημαντική για έναν εργαζόμενο σε οποιονδήποτε τομέα. Τους επιτρέπει να μειώσουν τον χρόνο που αφιερώνουν σε μη βασικές εργασίες, ώστε να μπορούν να δώσουν προτεραιότητα στις σημαντικές.
Οι κυριότερες δεξιότητες task management
1. Αποδοτικός προγραμματισμός
Ο προγραμματισμός των εργασιών σας είναι αναπόσπαστο μέρος του task management. Σας βοηθά να τα τακτοποιήσετε παραγωγικά. Το να έχετε ένα σαφώς καθορισμένο πρόγραμμα βοηθάει επίσης να μεγιστοποιήσετε τον επαγγελματικό σας χρόνο, κάτι που μπορεί να σας εμποδίσει από το να χάνετε focus.
Η τήρηση ενός ημερήσιου, εβδομαδιαίου και μηνιαίου προγράμματος σημαίνει ότι παραμένετε ενήμεροι για κάθε εργασία και μπορείτε να υπολογίσετε τη διάρκειά τους ή να δώσετε προτεραιότητα στις πιο σημαντικές.
2. Ιεράρχηση προτεραιοτήτων
Ανάλογα με το επάγγελμά σας, ορισμένες από τις εργασίες σας μπορεί να είναι πιο επείγουσες από άλλες. Το να μπορείτε να αξιολογήσετε σωστά τη σημασία τους και να τις εκτελέσετε με βάση την προτεραιότητά τους θα βελτιώσει τόσο την ποσότητα όσο και την ποιότητα της εργασίας σας.
Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων σας επιτρέπει ουσιαστικά να κάνετε περισσότερη δουλειά, ενώ κατανέμετε περισσότερη ενέργεια, αλλά και να εστιάσετε στις εργασίες που έχουν μεγαλύτερη σημασία.
3. Διαχείριση φόρτου εργασίας
Αν και αφιερώνοντας όσο περισσότερο χρόνο μπορείτε στις εργασίες σας μπορεί να σας κάνει εξαιρετικά παραγωγικούς βραχυπρόθεσμα, είναι επίσης πιθανό να προκαλέσει burnouts μακροπρόθεσμα.
Η σωστή διαρρύθμιση του φόρτου εργασίας σας είναι ένα σημαντικό μέρος του task management. Σας βοηθά να αποδίδετε για μεγαλύτερες περιόδους, γεγονός που μπορεί να σας κάνει πιο ελκυστικό υποψήφιο για τους εργοδότες.
4. Έμφαση στις λεπτομέρειες
Η ανάλυση των ιδιαιτεροτήτων κάθε εργασίας απαιτεί ξεκάθαρα προσοχή στη λεπτομέρεια. Αυτή η ικανότητα μπορεί να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε τον χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση κάθε εργασίας, κάτι που θα επηρεάσει θετικά τον προγραμματισμό σας.
Εκτός από το ότι σας βοηθά να θέσετε προτεραιότητες και να προγραμματίσετε τις εργασίες σας, η προσοχή στη λεπτομέρεια καθιστά πιο πιθανό να τις ολοκληρώσετε με επιτυχία.
5. Αποτελεσματική επικοινωνία
Εάν ο ρόλος σας περιλαμβάνει τη συνεργασία με άλλους και την ανάθεση εργασιών, η προφορική και γραπτή επικοινωνία είναι συνήθως σημαντική για την επιτυχία σας. Το να μπορείτε να μοιράζεστε τις ιδέες σας με συναδέλφους που σας βοηθούν να ολοκληρώσετε εργασίες μπορεί θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.
6. Η ικανότητα να δουλεύετε υπό πίεση
Ακόμα κι αν προγραμματίσετε και ιεραρχήσετε τις εργασίες σας, ενδέχεται να αντιμετωπίζετε προθεσμίες που επιβάλλονται από τη διοίκηση. Η ικανότητα απόδοσης υπό συνθήκες “εργασιακής” πίεσης σας βοηθά να διατηρήσετε τα ποιοτικά και ποσοτικά σας standards. Επιπρόσθετα, μειώνει τον κίνδυνο να καταπονηθείτε.
7. Συνεχής θέληση για βελτίωση
Η επιθυμία και ικανότητα να εκτελείτε τις εργασίες σας με όλο και πιο αποτελεσματικούς τρόπους θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε όλες τις άλλες δεξιότητές σας στο task management. Η απόκτηση περισσότερης εμπειρίας και γνώσης σχετικά με την ιεράρχηση και τον προγραμματισμό εργασιών βοηθά επίσης να αυξήσετε σταδιακά το ποσοστό επιτυχούς ολοκλήρωσης των εργασιών σας.
Πως εφαρμόζονται οι δεξιότητες αυτές σε ένα εργασιακό περιβάλλον;
Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους οι δεξιότητές σας στη διαχείριση εργασιών μπορούν να είναι χρήσιμες στην δουλειά σας:
1. Δημιουργήστε To-do lists
Τα to-do lists διευκολύνουν την οργάνωση των εργασιών σας για την ημέρα, την εβδομάδα ή την περίοδο του project που έχετε αναλάβει. Έτσι, είστε σε θέση να παρακολουθείτε όλες τις αρμοδιότητές σας.
2. Διατηρήστε ευέλικτο χρονοδιάγραμμα
Αν και το να είστε εξαιρετικά οργανωμένοι είναι πολύ σημαντικό, είναι συχνά ωφέλιμο να διατηρείτε μια συγκεκριμένη ευελιξία στο πρόγραμμά σας. Αυτό σας επιτρέπει να προσαρμοστείτε σε νέες προτεραιότητες ή να εκμεταλλευτείτε ευκαιρίες.
3. Διαχωρίστε βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα tasks
Οι εργασίες συχνά διαφέρουν ως προς τη σημασία όσο και τον χρόνο ολοκλήρωσής τους. Ο διαχωρισμός των tasks σας σε βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα, θα σας διευκολύνει στον προγραμματισμό και να παρακολουθείτε την πρόοδό σας.
Πηγή: Indeed