Τα meetings τα οποία έχει κάποιος, μπορεί να απαρτίζουν μεγάλο μέρος της δουλειάς του και να αποτελούν σημαντικό κομμάτι σε αυτή, καθώς αναφέρονται πολύ σημαντικά πράγματα τα οποία πρέπει να κρατάει σε σημειώσεις.
Οι σημειώσεις είναι πολύ χρήσιμες και μας υπενθυμίζουν όλα όσα έχουν συζητηθεί σε όλες τις συνατήσεις και έτσι λειτουργούν σαν οδηγός για όσα πρέπει να ακολουθήσουν.
Πάμε λοιπόν να δούμε γιατί είναι σημαντικό, ο καθένας να κρατάει όλες τις σημαντικές σημειώσεις στα meetings του.
Πώς να κρατάτε σημειώσεις σε meetings: 3 φάσεις σημειώσεων με δυνατότητα δράσης
Ας ξεκινήσουμε λοιπόν:
1. Πριν από τη συνάντηση: Σχεδιάστε την ατζέντα σας
Όλα ξεκινάνε με μια ατζέντα, την οποία είναι σημαντικό να την προετοιμάσουμε και να την οργανώσουμε σύμφωνα με τα θέματα που θα συζητηθούν.
Η ατζέντα παρέχει τη βάση για τη λήψη σημειώσεων που μπορούν να βοηθήσουν στην προώθηση της εργασίας αργότερα.
Παρέχει δομή και κατεύθυνση ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε τη συζήτηση εστιασμένη και τελικά να επιτύχετε τον στόχο της συνάντησης.
Θα σας βοηθήσει να ξεκινήστε με έναν ξεκάθαρο στόχο, όπως:
- Τι προσπαθείτε να πετύχετε;
- Προτάσεις λύσεων για ένα πρόβλημα;
- Brainstorming;
- Συλλογή σχολίων;
Μάθετε τι ακριβώς χρειάζεστε για να πετύχετε και βάλτε το στην κορυφή της ατζέντας σας.
Επίσης, συμπεριλάβετε τα βασικά στην ατζέντα σας, διότι δεν είναι μόνο ο οδηγός σας αλλά μια καταγραφή των περιπτώσεων της συνάντησης, συμπεριλαμβανομένου του ποιος παρευρέθηκε και πότε. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνεται στη λίστα της ατζέντας σας, ώστε να υπάρχουν όλες οι πληροφορίες εάν τις χρειαστείτε ξανά.
Αν στο meeting υπάρχουν αρκετά άτομα, τότε είναι σημαντικό να τους ανατεθούν θέματα συζητήσεων. Οπότε δίπλα από κάθε όνομα, σημειώστε το τι θα πει ο καθένας.
Έτσι, θα ξέρει ο καθένας πότε θα μιλήσει και τι θα πει, με αποτέλεσμα να υπάρχει οργάνωση η οποία με την σειρά της θα κάνει όλους τους εμπλεκόμενους να νιώθουν σίγουροι και να δώσουν βάση στην συνάντηση.
Βέβαια, ακόμα και αν ξέρει ο καθένας τι θα πει, μια συνάντηση δε πρόκειται να είναι εντελώς ικανοποιητική αν δεν έχει εκτιμηθεί σωστά ο χρόνος της.
2. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης: Καταγράψτε σημειώσεις με το τι συμβαίνει
Σκοπός των περισσότερων συναντήσεων είναι να γίνεται μια συζήτηση στην οποία θα γίνονται έξυπνες ερωτήσεις και θα δίνονται αντίστοιχα έξυπνες απαντήσεις, να δίνονται δημιουργικές ιδέες, και να λαμβάνονται σημαντικές αποφάσεις.
Για αυτό λοιπόν, είναι πολύ σημαντικό όλα αυτά να αποτυπωθούν κάπου, με σκοπό να ανατρέξει ο οποιοσδήποτε όποτε και αν τα χρειαστεί.
Αν είστε αυτός που συντονίζει την συνάτηση, τότε δεν θα είναι τόσο εύκολο να καταγράφετε τα όσα λέγονται. Για αυτό καλό θα ήταν να αναθέσετε σε ένα άλλο άτομο να σημειώσει όλα τα σημαντικά που λέγονται.
Αν όμως θέλετε να μην χάσετε ούτε λεπτό απο το meeting τότε μπορείτε να αξιοποιήσετε τα μέσα της εποχής μας και να καταγράψετε την συνάτηση ψηφιακά.
3. Μετά τη συνάντηση: Μοιραστείτε με όλους όσα συζητήσατε
Αφού συζητηθούν όλα τα θέματα που ήταν να συζητηθούν, τότε είναι πολύ σημαντικό να φροντίσετε για μια ανακαιφαλαίωση η οποία θα απευθύνεται σε όλους τους παρευρισκόμενους αλλά και σε άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.
Σε αυτό το σημείο, οι σημειώσεις που κρατήσατε παραπάνω, είναι πιο σημαντικές από ποτέ, καθώς είναι αυτές που θα σας βοηθήσουν να σιγουρευτείτε ότι όλοι είστε στην ίδια σελίδα.
Βλέπουμε λοιπόν ότι η οργάνωση των σημειώσεων στα meetings είναι εξίσου σημαντική με τα ίδια τα meetings.
Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, μπορείτε και εσείς να εξασφαλίσετε την ποιότητα των συναντήσεων σας και την αποτελεσματική επικοινωνία όλων όσων συζητήθηκαν.
