Όταν εργάζεστε στη διαχείριση έργων (project management), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία εργαλείων για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας ολοκληρώνει όλα τα projects σωστά και έγκαιρα. Ένα γράφημα RACI σας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε κομμάτι ενός project.
Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να ορίσετε τις κατάλληλες προσδοκίες και να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά.
Σε αυτό το άρθρο, συζητάμε πως λειτουργεί ένα γράφημα RACI και παρέχουμε συμβουλές που μπορείτε να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε ένα για το έργο σας.
Τι αντιπροσωπεύουν τα αρχικά του RACI;
Κάθε γράμμα στο RACI αντιπροσωπεύει μια διαφορετική λέξη.
Τα κελιά του διαγράμματος περιλαμβάνουν έναν από τους ακόλουθους χαρακτηρισμούς:
R=Responsible(υπεύθυνος)
Αυτό υποδηλώνει ότι κάθε ρόλος αναλαμβάνει την ευθύνη για την εκτέλεση της εργασίας που είναι απαραίτητη για την ολοκλήρωση του έργου.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα άτομο είναι υπεύθυνο για τον κάθε στόχο.
A=Accountable(υπόλογος)
Υπόλογος σημαίνει εδώ ότι ο υπεύθυνος ενός έργου πρέπει εγκρίνει την κάθε παραδοτέα δουλειά προτού επισημανθεί ως ολοκληρωμένο.
Εξίσου υπόλογοι είναι οι υπεύθυνοι κάθε τμήματος ενός έργου.
C=Consulted(συμβουλευόμενος)
Αυτό αναφέρεται σε οποιονδήποτε παρέχει σχόλια ή συμβουλές σχετικά με ένα έργο.
Αυτά τα άτομα είναι συνήθως ειδικοί του κλάδου, και στοχεύουν στο να συνεισφέρουν στην επιτυχή ολοκλήρωση ενός project.
I=Informed(ενημερωμένος)
Εδώ προσδιορίζεται η ανάγκη για συνεχή ενημέρωση των προϊστάμενων για την πορεία ενός έργου.
Αυτά τα άτομα είναι συνήθως ενδιαφερόμενα μέρη που μπορεί να μοιράζονται αναφορές προόδου (reports) με τις δικές τους ομάδες.
Πώς λειτουργεί ένα γράφημα RACI;
Ένα γράφημα RACI ορίζει τις ευθύνες που ανατίθενται σε κάθε συμμετέχοντα στο έργο.
Ο άξονας Χ του γραφήματος παραθέτει τους ρόλους των συμμετεχόντων, οι οποίοι μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Ηγέτες και μέλη της ομάδας, όπως ο διευθυντής έργου και οι ειδικοί για συγκεκριμένα ζητήματα (SME)
- Χορηγοί και σύμβουλοι
- Υπο-ομάδες, όπως προγραμματιστές και επιχειρηματικοί αναλυτές
- Εξωτερικοί παράγοντες
Ο άξονας Υ του γραφήματος παραθέτει τις εργασίες, τα παραδοτέα ή τις δραστηριότητες του έργου.
Αυτές οι δραστηριότητες μπορεί να περιλαμβάνουν οτιδήποτε.
Από τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος έργου και την ανάπτυξη ενός οδηγού, έως την ολοκλήρωση της έρευνας και την παροχή τελικής έκθεσης.
Για πολύπλοκα έργα με πολλά παραδοτέα, ένα γράφημα RACI μπορεί να οργανώνει εργασίες ανά φάσεις, ξεκινώντας από το αρχικό στάδιο και τελειώνοντας με το στάδιο κλεισίματος.
Πότε αξιοποιούμε ένα τέτοιο γράφημα;
Επειδή οι διαχειριστές έργων μπορούν να αναπτύξουν γραφήματα RACI σχετικά γρήγορα και εύκολα, μπορούν να θέτουν σαφείς προσδοκίες για σχεδόν οποιοδήποτε project.
Με την βοήθεια αυτού του γραφήματος, θα μπορέσετε να επιτύχετε τους ακόλουθους στόχους:
1. Οι συμμετέχοντες του project κατανοούν τους ρόλους τους
Όταν αναθέτετε στους συμμετέχοντες συγκεκριμένες εργασίες, είναι απαραίτητο να υπάρχει σαφήνεια ως προς τον ρόλο του καθενός.
Όταν χρησιμοποιείτε ένα γράφημα RACI, οι συμμετέχοντες κατανοούν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν.
Μπορούν επίσης να μάθουν εύκολα εάν είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση της εργασίας, τον έλεγχό της, ή την παροχή σχολίων.
2. Αποτρέψτε περιττές καθυστερήσεις του έργου
Όταν οι συμμετέχοντες δεν κατανοούν τους ρόλους και τις ευθύνες τους, μπορεί να συμβούν ακούσιες καθυστερήσεις.
Επειδή ένας γράφημα RACI διευκρινίζει τόσο τους ρόλους όσο και τις ευθύνες, διασφαλίζει ότι σημαντικές αποφάσεις και εγκρίσεις πραγματοποιούνται εντός του χρονοδιαγράμματος.
Αυτό μπορεί να βοηθήσει όλους τους συμμετέχοντες να ολοκληρώσουν ολόκληρο το έργο μέχρι την προθεσμία του.
3. Σαφήνεια και αποτροπή σφαλμάτων
Καθώς τα έργα γίνονται πιο πολύπλοκα, ένα γράφημα RACI μπορεί να αποτρέψει σφάλματα επικοινωνίας και να εξοικονομήσει χρόνο.
Διασφαλίζετε ότι κάνετε check-in με τους κατάλληλους ενδιαφερόμενους ή διαβουλεύεστε με βασικά ΜΜΕ για κάθε στάδιο του έργου.
Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αποφύγετε να επενδύσετε χρόνο σε περιττή επικοινωνία ή να παρέχετε ενημερώσεις σε μη ενδιαφερόμενους.
4. Δεν παραλείπονται βασικά στάδια και διαδικασίες του project
Η δημιουργία ενός γραφήματος RACI δίνει στους διαχειριστές έργων την ευκαιρία να εξετάσουν πώς οι εργασίες επηρεάζουν η μία την άλλη, και πώς επηρεάζουν άλλους επιχειρηματικούς στόχους.
Το γεγονός αυτό, σας ενθαρρύνει επίσης να σκεφτείτε ποιοι ενδιαφερόμενοι είναι απαραίτητοι για κάθε παραδοτέο.
Ως αποτέλεσμα, διασφαλίζει ότι η διαδικασία προγραμματισμού σας περιλαμβάνει όλους τους απαραίτητους ανθρώπους για κάθε κομμάτι του έργου.
5. Περιορίζεται η υποκειμενικότητα
Όταν οι διαχειριστές έργων και τα ενδιαφερόμενα μέρη αναθέτουν καθήκοντα ή κατανέμουν πόρους ανά δραστηριότητα, μπορεί να προκύψει υποκειμενική λήψη αποφάσεων.
Με ένα γράφημα RACI, ακολουθείτε μια αντικειμενική προσέγγιση στη διαχείριση έργου.
Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή τυχόν συγκρούσεων ή περιπτώσεων δυσαρέσκειας πριν προκύψουν.
6. Ομοιόμορφη κατανομή του εργασιακού φόρτου
Πολλές φορές, κατά την διάρκεια ανάθεσης εργασιών, υπάρχει περίπτωση να επιβαρύνετε υπερβολικά ορισμένους συμμετέχοντες ή τμήματα.
Έτσι λοιπόν, θα χρειαστεί να αναλάβουν άδικα μεγάλο φόρτο εργασίας.
Όταν χρησιμοποιείτε ένα γράφημα RACI για να σχεδιάσετε ρόλους εκ των προτέρων, μπορείτε να εντοπίσετε αμέσως το που και ποιους έχετε “υπερφορτώσει”.
Στην συνέχεια, μπορείτε να κατανείμετε το φόρτο εργασίας πιο ομοιόμορφα.
7. Καλύτερη διαχείριση ενός κύκλου εργασιών
Ο κύκλος εργασιών των ευθυνών μπορεί συχνά να συμβεί κατά τη διάρκεια μεγαλύτερων έργων.
Ένα γράφημα RACI μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να αναλύσουν και να κατανοήσουν γρηγορότερα τις αρμοδιότητές τους, ακόμα κι αν υπάρχει κύκλος εργασιών.
Έτσι, τους επιτρέπει να αρχίσουν να συνεισφέρουν και να εκτελούν τους ρόλους τους αμέσως.
Πηγή: Indeed
