Ένας κύκλος ζωής διαχείρισης έργου (project management life cycle) είναι η πλήρης διαδικασία έναρξης, σχεδιασμού, εκτέλεσης, κλεισίματος και ελέγχου ενός έργου.
Κάθε φάση έχει συγκεκριμένους στόχους, επιτρέποντάς σας να παρακολουθείτε κάθε βήμα εις βάθος.
Η γνώση αυτών των βασικών σταδίων μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε καλύτερα το έργο σας.
Σε αυτό το άρθρο, εξετάζουμε τι είναι ένας κύκλος ζωής διαχείρισης έργου, και εξερευνούμε τις πέντε φάσεις του.
Δίνοντας έναν ορισμό
Ένας κύκλος ζωής διαχείρισης έργου αντιπροσωπεύει τις φάσεις που περνά ένα έργο από την αρχή μέχρι το τέλος. Περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες, τις εργασίες και τα βήματα που πρέπει να υποβληθούν σε ένα συγκεκριμένο έργο.
Ένας διαχειριστής έργου οργανώνει τις διάφορες εργασίες που σχετίζονται με την έναρξη, εκτέλεση και ολοκλήρωση ενός έργου.
Ο προγραμματισμός των αναμενόμενων σταδίων ενός έργου πριν από την έναρξή του μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι το έργο θα ολοκληρωθεί έγκαιρα και θα έχει λιγότερες καθυστερήσεις ή επιπλοκές.
Τόσο τα απλά, όσο και τα πολύπλοκα έργα επωφελούνται από την ύπαρξη μιας γενικής δομής που τα καθοδηγεί από την αρχή μέχρι το τέλος.
Στάδια κύκλου ζωής του έργου
Κάθε κύκλος ζωής ενός έργου περιλαμβάνει πολλά βήματα. Ενώ υπάρχουν διάφορα μοντέλα, σχεδόν όλα περιλαμβάνουν τα ακόλουθα πέντε στάδια:
1. Έναρξη έργου
Κατά τη διάρκεια της έναρξης του έργου, οι διαχειριστές εντοπίζουν τα προβλήματα και αξιολογούν εάν αξίζει να βρεθούν λύσεις. Χρησιμοποιούν έγγραφα επιχειρησιακών περιπτώσεων και μελέτες σκοπιμότητας για να αξιολογήσουν την αξία και τη σκοπιμότητα του δυνητικού έργου. Εάν η ιδέα περάσει αυτές τις αξιολογήσεις, το έργο προχωρά στο δεύτερο στάδιο.
2. Σχεδιασμός έργου
Η φάση σχεδιασμού είναι όταν ένας διαχειριστής έργου καθορίζει τον στόχο και το πεδίο εφαρμογής του έργου. Επίσης, το στάδιο αυτό καθορίζει τον προϋπολογισμό του έργου και τους απαιτούμενους πόρους. Στην συνέχεια, δημιουργείται μια ομάδα για την υλοποίηση των εργασιών που εμπλέκονται στο έργο.
Ανάλογα με τη φύση του έργου, ο διαχειριστής του μπορεί να δημιουργήσει μια αναφορά (report) που καθορίζει διεξοδικά το σχέδιο. Ένα επίσημο πρόγραμμα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ιδέες για εμπόδια, απαραίτητα έντυπα προτύπων και ένα χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωση του έργου.
3. Υλοποίηση έργου
Σε αυτό το στάδιο, αναθέτονται εργασίες στα μέλη της ομάδας, τις οποίες και ολοκληρώνουν. Αυτό το στάδιο είναι όταν η πραγματική παραγωγή και δουλειά συμβαίνει για την επίτευξη των στόχων του έργου.
Τα μέλη της ομάδας δημιουργούν παραδοτέα και εκτελούν το σχέδιο που δημιουργήθηκε κατά την προηγούμενη φάση.
4. Κλείσιμο έργου
Μόλις ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες που απαιτούνται κατά το στάδιο υλοποίησης, το έργο περνά στην τελική του φάση. Κατά τη διάρκεια του σταδίου κλεισίματος, ο διαχειριστής του έργου κοινοποιεί την ολοκλήρωσή του στα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη.
Οι ενδιαφερόμενοι λαμβάνουν όλα τα παραδοτέα σε αυτό το στάδιο. Πολλοί διαχειριστές έργων αξιολογούν την επιτυχία του έργου σε αυτό το στάδιο για να βελτιώσουν τη διαδικασία διαχείρισης του κύκλου ζωής τους για μελλοντικά έργα.
5. Παρακολούθηση και έλεγχος έργου
Ορισμένα μοντέλα κύκλου ζωής έργων περιλαμβάνουν ένα πέμπτο στάδιο που ταυτίζεται με το τρίτο στάδιο της υλοποίησης. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου παρακολούθησης και ελέγχου, ο διαχειριστής του έργου επιβλέπει την απόδοσή του.
Παρέχει feedback στα μέλη της ομάδας, βλέπει αν όλα τα στοιχεία του έργου ολοκληρώνονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και αντιμετωπίζει όσα εμπόδια προκύψουν.
Παρακολουθώντας την εκτέλεση του έργου, οι διαχειριστές μπορούν να διασφαλίσουν ότι το εύρος δεν αυξάνεται και ότι το έργο παραμένει εντός των αποδεκτών χρονικών παραμέτρων.
Πηγή: Indeed
