Τι είναι η Ανάλυση κενών (Gap Analysis) και ποιοι οι τύποι της;

Τι είναι η Ανάλυση κενών (Gap Analysis) και ποιοι οι τύποι της;

Ανάλυση κενών

Προσπαθώντας να αντιληφθούν ποια είναι η πραγματικότητα στην οποία βρίσκονται, οι επιχειρήσεις εφαρμόζουν αυτό που ονομάζουμε Ανάλυση κενών (Gap Analysis).

Σίγουρα όσοι έχουμε κάποια προσδοκία για το μέλλον θέτουμε, έστω και πιο αόριστα, μια “προθεσμία” για την εκπλήρωσή της.

Όταν έρθει η στιγμή της αυτοαξιολόγησης γυρνάμε λίγο πίσω να δούμε “πού έχουμε φτάσει” και συγκρίνουμε την προσδοκία αυτή σε σχέση με την πραγματικότητα.

Έτσι, κι οι διάφορες εταιρείες προκαθορίζουν μια σειρά από στόχους, καθώς και μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο για την επίτευξή τους (π.χ. 1 έτος).

Στο τέλος αυτής της περιόδου, θα συγκρίνουν το πραγματικό με το επιθυμητό αποτέλεσμα κι αναλόγως κρίνουν την απόδοσή τους πετυχημένη ή αποτυχημένη.

Εδώ είναι το σημείο όπου χρειάζεται η ανάλυση κενών και γίνεται εύκολα κατανοητή η σημασία της για τις επιχειρήσεις.

Στο παρόν άρθρο, λοιπόν, θα εξηγήσουμε αναλυτικά τι είναι η ανάλυση κενών, πώς την εφαρμόζουμε, ποιοι οι τύποι της και πότε είναι πιο ωφέλιμο να πραγματοποιείται.

Ας ξεκινήσουμε με τον ορισμό:

Τι είναι η ανάλυση κενών;

Είναι η διαδικασία που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να συγκρίνουν την τρέχουσα απόδοσή τους με την επιθυμητή, αναμενόμενη απόδοση.

Αυτή η ανάλυση χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει εάν μια εταιρεία ανταποκρίνεται στις προσδοκίες κι αν χρησιμοποιεί αποτελεσματικά τους πόρους της.

Η ανάλυση κενών είναι το μέσο με το οποίο μια εταιρεία μπορεί να αναγνωρίσει την τρέχουσα κατάστασή της – μετρώντας χρόνο, χρήμα κι εργασία – και να τη συγκρίνει με την κατάσταση-στόχο της.

Καθορίζοντας κι αναλύοντας αυτά τα κενά, η ομάδα management μπορεί να δημιουργήσει ένα σχέδιο δράσης για να οδεύσει ο οργανισμός προς την κάλυψη αυτών των κενών απόδοσης.

Πώς λειτουργεί;

Όταν οι οργανισμοί δε χρησιμοποιούν με τον βέλτιστο τρόπο τους πόρους, το κεφάλαιο και την τεχνολογία τους, ενδέχεται να μην είναι σε θέση να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητές τους.

Μια ανάλυση κενών, η οποία αναφέρεται επίσης ως ανάλυση αναγκών, είναι σημαντική για κάθε τύπο οργανωτικής απόδοσης.

Επιτρέπει στις εταιρείες να καθορίσουν πού βρίσκονται σήμερα και πού θέλουν να είναι στο μέλλον.

Οι εταιρείες μπορούν να επανεξετάσουν τους στόχους τους μέσω αυτής της ανάλυσης, ώστε να καταλάβουν άμα βρίσκονται στον σωστό δρόμο για την επίτευξή τους.

Υπάρχουν τέσσερα βήματα σε μια ανάλυση κενών, που καταλήγουν σε μια έκθεση συλλογής.

Αυτή προσδιορίζει τομείς βελτίωσης και σκιαγραφεί ένα σχέδιο δράσης για την επίτευξη αυξημένης απόδοσης της εταιρείας.

Ανάλυση κενών

Πώς πραγματοποιείται μια ανάλυση κενών;

Ορισμένα μοντέλα ανάλυσης κενών χωρίζουν τα ακόλουθα βήματα σε τέσσερις διαδικασίες.

Άλλα μοντέλα είναι λίγο πιο περίπλοκα κι επεκτείνουν την ανάλυση σε μερικά επιπλέον βήματα.

Και στις δύο περιπτώσεις, πάντως, μια ανάλυση κενών συνεπάγεται:

  • την κατανόηση της τρέχουσας θέσης σας,
  • τον προσδιορισμό του πού θέλετε να φτάσετε και
  • την κατάρτιση ενός σχεδίου για το πώς να φτάσετε στο επιθυμητό τελικό σημείο

Βήμα 1: Προσδιορισμός της τρέχουσας κατάστασης

Μια ανάλυση κενών ξεκινά εστιάζοντας στο πού δραστηριοποιείται ο οργανισμός σας αυτήν τη στιγμή.

Αυτό περιλαμβάνει έρευνα για τα προϊόντα που προσφέρει, τους πελάτες που εξυπηρετεί, τις γεωγραφικές τοποθεσίες που προσεγγίζει και τα οφέλη που προσφέρει στους υπαλλήλους του.

Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να είναι ποσοτικές (δηλαδή, οικονομικά αρχεία) ή ποιοτικές (δηλαδή, έρευνες ή σχόλια από βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς).

Συχνά, μια εταιρεία πραγματοποιεί ανάλυση κενών, επειδή γνωρίζει ήδη ένα ζήτημα.

Για παράδειγμα, οι έρευνες feedback πελατών έχουν αποφέρει αρνητικά αποτελέσματα και μια εταιρεία θέλει να διερευνήσει γιατί και να εφαρμόσει διορθωτικά μέτρα.

Για να μπορέσει να φτάσει στο σημείο-στόχο, πρέπει να καταλάβει γιατί συμβαίνουν αυτά τα λάθη, πότε προκύπτουν προβλήματα και ποιοι πρέπει να είναι οι ηγέτες της διαχείρισης αλλαγών.

Βήμα 2: Προσδιορισμός της μελλοντικής κατάστασης

Η ουσία της ανάλυσης κενών βρίσκεται σε αυτό το βήμα, όπου μια εταιρεία πρέπει να προσδιορίσει τι θέλει να γίνει.

Αυτό το στάδιο πρέπει να γίνει με μεγάλη προσοχή, καθώς η ταυτότητα που θέλει να έχει μια εταιρεία θα καθορίσει τα στρατηγικά βήματα που πρέπει να κάνει για να επιτύχει αυτούς τους στόχους.

Στην ανάλυση κενών, μια εταιρεία πρέπει να θέσει συγκεκριμένους, μετρήσιμους στόχους για να αποφέρει τη μεγαλύτερη μακροπρόθεσμη επιτυχία.

Παραδείγματος χάρη, στην παραπάνω κατάσταση, δε θα έκανε καλό στην εταιρεία να θέσει ως στόχο «να γίνει καλύτερη στην εξυπηρέτηση πελατών».

Αντίθετα, η εταιρεία πρέπει να εστιάσει σε έναν στόχο με δυνατότητα παρακολούθησης μέσω μετρήσεων, όπως «να επιτύχει ικανοποίηση πελατών 90% εντός 12 μηνών».

Ένας άλλος τρόπος προσδιορισμού του επιθυμητού αποτελέσματος είναι η ανάλυση του τι κάνουν οι ανταγωνιστές ή άλλοι συμμετέχοντες στην αγορά.

Μπορεί να είναι ευκολότερο να αναγνωρίσετε πότε μια άλλη εταιρεία κάνει κάτι καλά και να προσπαθήσετε να το μιμηθείτε.

Βήμα 3: Προσδιορισμός των κενών

Με τον καθορισμό της τρέχουσας και της μελλοντικής κατάστασης, ήρθε η ώρα να γεφυρώσετε τα δύο και να καταλάβετε πού βρίσκονται οι πιο κρίσιμες διαφορές.

Στο παράδειγμά μας, είναι σε αυτό το στάδιο που μια εταιρεία συνειδητοποιεί ότι π.χ. μπορεί να έχει ελλιπές προσωπικό ή να μην έχει παράσχει αρκετή εκπαίδευση προσωπικού.

Βήμα 4: Αξιολόγηση λύσεων

Τώρα που μια εταιρεία έχει καθορίσει τις ελλείψεις της, ήρθε η ώρα να καταστρώσει σχέδια για το πώς θα φτάσει στην κατάσταση-στόχο της.

Μερικές φορές, μπορεί να υπάρχει μόνο μία λύση ενώ αλλες φορές, η ανάλυση κενών μπορεί να απαιτεί πολλές ταυτόχρονες αλλαγές που πρέπει να λειτουργούν παράλληλα.

Για να εκτιμηθεί αν μια λύση θα λειτουργήσει, πρέπει συχνά να είναι ποσοτικοποιήσιμη με τρόπους μέτρησης της αλλαγής.

Το παράδειγμά μας για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να έχει μια εύκολη μέτρηση, όπως το ποσοστό ικανοποίησης πελατών.

Άλλα ευρήματα της ανάλυσης κενών, όπως οι ελλείψεις στην αναγνώριση της επωνυμίας, ενδέχεται να απαιτούν πιο δημιουργικές, στοχαστικές λύσεις που μπορούν ακόμα να αξιολογηθούν.

Βήμα 5: Εφαρμογή των αλλαγών

Μόλις επιλεγούν οι καλύτερες ιδέες από το Βήμα 4, ήρθε η ώρα να τις εφαρμόσετε.

Σε αυτό το στάδιο, η εταιρεία επιχειρεί να κλείσει το κενό που εντοπίστηκε στην ανάλυση.

Θέτοντας τις λύσεις σε εφαρμογή, η εταιρεία προσπαθεί να γίνει καλύτερη σε έναν στοχευμένο επιχειρηματικό τομέα ή να ξεπεράσει μια ανεπάρκεια.

Αυτό το στάδιο υλοποίησης, συχνά, συνεπάγεται την επακολούθηση ενός λεπτομερούς συνόλου διαδικασιών σε συγκεκριμένο ρυθμό.

Ως μέρος της ανάλυσης κενών, η εταιρεία έχει ένα καθορισμένο αποτέλεσμα και πρέπει να ληφθούν προσεκτικά μέτρα για να διασφαλιστεί ότι δε θα προκληθεί περισσότερη ζημιά αντί να θεραπευθεί.

Για παράδειγμα, σκεφτείτε ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται συγκλονισμένοι κι αποθαρρυμένοι από την επίπονη εκπαίδευση.

Μια προσπάθεια να γίνουν οι εργαζόμενοι πιο ικανοί μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια παραγωγικότητας ή μειωμένο ηθικό.

Βήμα 6: Παρακολούθηση των αλλαγών

Για τον λόγο αυτό, η εταιρεία πρέπει επίσης να ολοκληρώσει την ανάλυση κενών της παρακολουθώντας τυχόν αλλαγές.

Μερικές φορές, η εταιρεία μπορεί να έκανε ακριβώς τα σωστά βήματα.

Άλλες φορές, το κενό μπορεί να ήταν μεγαλύτερο από ό,τι πίστευε η εταιρεία ή η εταιρεία δεν κατάφερε να αξιολογήσει επαρκώς την τρέχουσα θέση της.

Σε κάθε περίπτωση, η ανάλυση κενών μπορεί να είναι μια κυκλική διαδικασία.

Σε αυτήν, αφού γίνουν αλλαγές, η εταιρεία μπορεί να επαναξιολογήσει την τρέχουσα θέση της, η οποία συγκρίνεται με άλλες μελλοντικές καταστάσεις.

Ανάλυση κενών
Ανάλυση κενών

Τύποι ανάλυσης κενών

Οι τύποι ανάλυσης κενών που συναντάμε είναι οι εξής:

Ανάλυση κενών αγοράς

Αυτό το είδος ονομάζεται, επίσης, ανάλυση κενών προϊόντος και συνεπάγεται τη λήψη συλλογισμών σχετικά με την αγορά και το πώς οι ανάγκες των πελατών ενδέχεται να μην ικανοποιηθούν.

Μια εταιρεία μπορεί να είναι σε θέση να εντοπίσει τομείς όπου η προσφορά προϊόντων δεν ανταποκρίνεται στη ζήτηση των καταναλωτών.

Εν προκειμένω, μπορεί να λάβει μέτρα για να καλύψει προσωπικά αυτό το κενό που υπάρχει στην αγορά.

Αυτός ο τύπος ανάλυσης μπορεί να πραγματοποιηθεί από εξωτερικούς συμβούλους.

Συγκεκριμένα, συμβούλους που έχουν μεγαλύτερη εξειδίκευση σε αυτούς τους τομείς δραστηριότητας στους οποίους η εταιρεία ενδέχεται να μην δραστηριοποιείται επί του παρόντος.

Ανάλυση στρατηγικών κενών

Καλείται, ισοδύναμα, ανάλυση κενών απόδοσης κι είναι μια πιο επίσημη εσωτερική ανασκόπηση του τρόπου με τον οποίο αποδίδει μια εταιρεία.

Η ανάλυση, συχνά, συνεπάγεται τη σύγκριση του τρόπου με τον οποίο μια εταιρεία τα κατάφερε με μακροπρόθεσμα σημεία αναφοράς, όπως ένα πενταετές ή ένα στρατηγικό σχέδιο.

Μια ανάλυση στρατηγικών κενών μπορεί, ακόμη, να πραγματοποιηθεί για να συγκριθεί η πορεία μιας εταιρείας έναντι των ανταγωνιστών της.

Αυτός ο τύπος ανάλυσης μπορεί να αποκαλύψει τρόπους με τους οποίους άλλες εταιρείες αξιοποιούν προσωπικό ή κεφάλαιο με πιο στρατηγικούς κι ευρηματικούς τρόπους.

Αυτός ο τύπος πληροφοριών μπορεί να είναι δύσκολο να βρεθεί.

Ειδικά αν οι αποχωρούντες υπάλληλοι έχουν υπογράψει συμφωνίες μη αποκάλυψης κι η εταιρεία δεν αποκαλύπτει δημόσια πολλές πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες.

Ανάλυση χρηματοοικονομικών κενών/κενών κέρδους

Μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει να αναλύσει άμεσα σε ποια σημεία μπορεί να υπολείπεται σε σύγκριση με τους ανταγωνιστές, εξετάζοντας συγκεκριμένα τις χρηματοοικονομικές μετρήσεις.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει συγκρίσεις τιμών, ποσοστά περιθωρίου κέρδους, γενικά έξοδα, έσοδα ανά εργασία ή σταθερά έναντι μεταβλητών στοιχείων.

Ο απώτερος στόχος μιας ανάλυσης κενών κέρδους είναι να προσδιορίσει τομείς στους οποίους ένας ανταγωνιστής είναι πιο αποτελεσματικός οικονομικά.

Αυτές οι πληροφορίες μπορούν, στη συνέχεια, να χρησιμοποιηθούν σε περαιτέρω, ευρύτερους τύπους ανάλυσης κενών.

Ανάλυση κενών δεξιοτήτων

Αντί να εξετάζει τις οικονομικές της πτυχές, μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει να εξετάσει το ανθρώπινο στοιχείο.

Η ανάλυση των κενών δεξιοτήτων βοηθά να καθοριστεί εάν υπάρχει έλλειψη γνώσης κι εξειδίκευσης στο τρέχον προσωπικό.

Αυτός ο τύπος ανάλυσης πρέπει να προσδιορίζει με σαφήνεια τους στόχους της εταιρείας.

Στη συνέχεια, χρειάζεται να χαρτογραφεί πώς οι σημερινοί εργαζόμενοι μπορούν να ταιριάζουν σε αυτό το σχέδιο.

Μια ανάλυση κενών δεξιοτήτων μπορεί να οδηγήσει στην απόφαση απλώς να εκπαιδεύσετε το υπάρχον προσωπικό ώστε να αποκτήσει νέες δεξιότητες.

Διαφορετικά, μπορεί να χρειαστεί να αναζητήσετε εξωτερική εμπειρογνωμοσύνη για την εισαγωγή νέου προσωπικού.

Αυτός ο τύπος ανάλυσης είναι ιδιαίτερα σημαντικός για καινοτόμες εταιρείες.

Κι αυτό διότι εξαρτώνται από την κατοχή άμεσων συνόλων δεξιοτήτων για να συνεχίσουν να είναι ανταγωνιστές (ή ηγέτες) στον κλάδο τους.

Επιπλέον, η ανάλυση κενών δεξιοτήτων είναι κρίσιμη για τις μικρές εταιρείες που βασίζονται σε μικρότερο προσωπικό για να λειτουργήσουν.

Σε αυτή την περίπτωση, τα άτομα πρέπει συχνά να έχουν διαφοροποιημένα, ευέλικτα ταλέντα που μπορούν να είναι χρήσιμα σε πολλές διαφορετικές πτυχές της επιχείρησης.

Ανάλυση κενών συμμόρφωσης

Αυτό το είδος ανάλυσης αξιολογεί πώς τα πάει μια εταιρεία έναντι ενός συνόλου εξωτερικών κανονισμών που καθορίζουν πώς πρέπει να γίνει κάτι.

Αυτό επιτυγχάνεται αξιοποιώντας τις λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να αναζητήσει εξωτερικό ελεγκτή για να δώσει γνώμη για τις οικονομικές της καταστάσεις.

Θα προηγηθεί, όμως, μια εσωτερική αξιολόγηση των λογιστικών λειτουργιών και των λειτουργιών αναφοράς της.

Η ανάλυση κενών συμμόρφωσης τείνει να είναι προληπτική κι αμυντική σε αντίθεση με πιο στρατηγικές μορφές ανάλυσης κενών.

Για παράδειγμα, η ανάλυση κενών δεν έχει ως σκοπό να οδηγήσει την εταιρεία στην απόκτηση μεγαλύτερου ποσοστού μεριδίου αγοράς.

Αντιθέτως, έχει συχνά την πρόθεση να τηρήσει τους κανονισμούς και να αποφύγει τα πρόστιμα.

Επιπλέον, στοχεύει να εκπληρώσει τις απαιτήσεις αναφοράς και να διασφαλίσει ότι οι εξωτερικές προθεσμίες μπορούν να τηρηθούν επιτυχώς.

Ανάλυση κενών ανάπτυξης προϊόντων

Καθώς μια εταιρεία κατασκευάζει νέα προϊόντα, μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί ανάλυση κενών.

Εν προκειμένω, θα γίνεται ανάλυση για το ποιες λειτουργίες των προϊόντων θα ανταποκριθούν στη ζήτηση της αγοράς και πού το προϊόν θα υπολείπεται.

Αυτός ο τύπος ανάλυσης κενών συνδέεται, συχνά, με την ανάπτυξη προϊόντων λογισμικού.

Ισοδύναμα, με την ανάπτυξη στοιχείων που χρειάζονται πολύ χρόνο για να αναπτυχθούν (η ζήτηση της αγοράς μπορεί να έχει μετατοπιστεί).

Μια εταιρεία μπορεί, επίσης, να αξιολογήσει ποιες πτυχές του προϊόντος ή της υπηρεσίας έχουν εφαρμοστεί επιτυχώς, καθυστερήσει, σκόπιμα εξαλειφθεί ή βρίσκονται ακόμη σε εξέλιξη.

Με ένα μείγμα πολλαπλών τύπων ανάλυσης κενών παραπάνω, η εταιρεία μπορεί, στη συνέχεια, να αξιολογεί διαρκώς πώς αλλάζει το σχέδιο προϊόντων της.

Επιπλέον, μπορεί να ελέγχει εάν διαθέτει τους εσωτερικούς πόρους για να καλύψει τα εσωτερικά κενά που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της ανάπτυξης προϊόντος.

Ανάλυση κενών
Ανάλυση κενών

Πότε να τη χρησιμοποιήσετε;

Οι εταιρείες θα πρέπει να αξιολογούν διαρκώς τα προϊόντα που προσφέρουν, τους πελάτες που εξυπηρετούν, την ανάγκη της αγοράς που καλύπτουν και την αποτελεσματικότητα των λειτουργιών τους.

Ωστόσο, μπορεί να υπάρξουν ορισμένες φορές που δικαιολογείται μια πιο επίσημη ανάλυση κενών:

  • Κατά τη διαχείριση projects
  • Κατά τον σχεδιασμό στρατηγικών προσπαθειών
  • Θέλοντας να κατανοήσετε τις ελλείψεις απόδοσης
  • Προωθώντας εσωτερικές πληροφορίες σε εξωτερικούς φορείς

Πηγή: Investopedia

Τελευταία Νέα

Κατεβάστε την εφαρμογή μας